وزارة التعليم العالي
وحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي
مشروع تنمية قدرات أعضاء هيئة التدريس والقيادات

برنامج الإدارة الفعالة
للوقت وضــــغــــوط العمل
(المادة العلمية)




عزيزى المشارك .. لماذا هـذا البرنامج ؟

ربما لم تواجه الإدارة فى المؤسسات الجامعية المصرية عبر تاريخها الطويل مثلما تواجهه فى السنوات الأخيرة. فقد فرضت عليها تحديات العولمة والتطور التكنولوجى الهائل سواء فى مجال البحث العلمى أو تطبيقاته المتعددة، إضافة إلى اعتناق التخصيصية كفلسفة لتوجيه برامج التنمية الاقتصادية والاجتماعية أن تعيد النظر فى السياسات والبرامج والاستراتيجيات التى تنتجها لتحقيق أهدافها المنشودة. وفى ظل المنافسة الشديدة التى لا مكان فيها لتحقيق أهدافها المنشودة. وفى ظل المنافسة الشديدة التى لا مكان فيها سوى للتمييز تدو أهمية تحقيق الجودة الشاملة لعناصر العملية التعليمية والتى يأتى فى مقدمتها عنصر هيئة تدريس متميز.

وهذا البرنامج موجه بصفة أساسية إلى شاغلى الوظائف الإدارية فى الجامعات المصرية وذلك ضمن برامج الخطة المتكاملة لتنمية قدرات أعضاء هيئة التدريس. ويتمثل الهدف العام للبرنامج فى تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات الأساسية اللازمة لتحقيق الإدارة الفعالة للوقت وضغوط العمل. وعلى وجه التحديد فإن هذا البرنامج يهـدف إلـــى:
• تنمية إدراكات المشاركين بأهمية الوقت باعتباره أحد الموارد النادرة لتحقيق أهداف الإدارة الجامعية.
• توضيح أسباب فقدان السيطرة على الوقت وبيان الآثار الناتجة عنها.
• تنمية مهارات الإدارة الفعالة للوقت من خلال وضع خطة عملية تحسين إدارة وقت ممارس العمل الإدارى الجامعى.
• تعريف المشاركين بمصادر ضغوط العمل والنتائج المترتبة عليها.
• تنمية مهارات المشاركين فى مجال التعامل مع ضغوط العمل وتحقيق الإدارة الفعالة لها.








الوحدة الأولـــــــــى

مفهــوم وأهمية
إدارة الوقت فى حياتنا الخاصة والوظيفية

مفهــوم وأهمية
إدارة الوقت فى حياتنا الخاصة والوظيفية
ماذا يعنى الوقت بالنسبة لنـا ؟
يستمد الوقت أهميته فى حياة البشر عموماً لكونه السبيل الوحيد لبلوغ الأهداف وتحقيق الغايات. والوقت هو أحد الموارد الطبيعية النادرة التى يجب أن يحسن استغلالها إذا ما أراد الإنسان أن تكون له بصمة فى مسيرة حياته الشخصية.
قد يكون من الصعب للغاية تحديد مفهوم معين للوقت ، إذ قد يختلف إدراكات الناس له من فئة لأخرى أو من مجتمع لآخر. ويتمثل مفهوم الوقت بصفة عامة فى وجود علاقة منطقية لارتباط الأحداث أو الأنشطة والتى قد يعبر عنها فى صيغة الماضى أو الحاضر أو المستقبل. ومن ثم يعتبر الوقت وحدة قياس الإنجازات على مستوى الأفراد أو الجماعات أو المؤسسات أو الشعوب.
السمات المميزة للوقـت
• يوجد عدة سمات مميزة للوقت ، تمثل فى الواقع تحديات للمسئول فىأى مؤسسة ، وتستلزم منـه الحرص الشديد على استغلال كل دقيقة بل كل ثانية متاحة له، ومن أبرز هذه السمات:
• الوقت مورد محدود: فأنت تستطيع أن تطلب الموافقة على زيادة المخصصات المالية للكلية أو القسم العلمى، إلا أنك لا تستطيع أن تطلب زيادة فى الوقت الخاص بالفصل الدراسى أو السنة الدراسية مثلاً.
• الوقت لا يمكن تعويضه: فقد يمكنك تعويض الأشخاص الذين يتركون العمل بالكلية أو القسم، كما يمكنك استبدال حاسبك الشخصى القديم بآخر حديث ، إلا أنه يستحيل عليك تعويض ما فاتك من وقت ، فكل دقيقة من كل ساعة تذهب لن تعود أبداً.
• يمتلك كل الناس قدراً متساوياً من الوقت : فالوقت الذى يمتلكه رئيس الجامعة هـو ذات الوقت الذى يمتلكه عميد الكلية أو رئيس القسم أو حتى عضو هيئة التدريس العادى . فالجميع لا يمتلك سوى 24 ساعة فى اليوم و168 ساعة فى الأسبوع و8760 ساعة فى السنة. الفارق الوحيد هو كيف يستغل كل فرد الوقت المتاح له.
• الوقت غير قابل للتعويض: إن الوقت الذى يمر يصعب بل يستحيل استرجاعه أو تعويضه. فهو لا ينتظر الإنسان حتى يستخدمه ، وبالتالى فإن بدائل التعامل مع الوقت هى أن تدعه يمر دون استخدام، أو تحاول استخدام كل دقيقة منه.
• الوقت لا يمكن تجميعه أو تخزينه: من تحديات الوقت كذلك أن الإنسان لا يمكنه تخزين الوقت الذى لا يستخدمه على مستوى اليوم أو الأسبوع أو الشهر إلى يوم أو أسبوع أو شهر آخر. وهو ما يعنى أن الوقت لا يدخر بل يستنفذ أولاً بأول.
• الوقت لا يستأجر ولا يشترى : حقيقة أخرى وليست أخيرة ، تعكس تحديات تعاملنا مع الوقت وهـى أن الإنسان أو المنظمات لا تستطيع أن تشترى أوقات الآخرين ، فمن منا يستطيع أن يمد فى عمره على حساب النقص فى أعمار الآخرين؟!.

الوقت مشكلة الإدارة الجامعية
ينظر الكثير من شاغلى الوظائف الإدارية فى الجامعة بدء من رئيس الجامعة ومروراً بالنواب والعمداء والوكلاء ورؤساء الأقسام ، ومسئولى الوحدات المدعمة ورؤساء الوحدات ذات الطابع الخاص واللجان وغيرهم إلى الوقت باعتباره مشكلة أو عقبة كبيرة تحول دون تحقيق الأهداف التى يسعون إليها أو إنجاز المهام التى تعهد إليهم أو تحقيق التوازن بين مسئولياتهم الوظيفية وواجباتهم الاجتماعية .
ومن الظواهر التى تدل على مشكلة الوقت فى حياة المسئول الجامعى:
 رئيس الجامعة الذى يعمل ما يزيد عن 12 ساعة يومياً.
 عميد الكلية الذى يحتفظ بغرفة نوم ملحقة بمكتبه لاستخدامها مرة أو مرتين أو ربما أكثر أسبوعياً.
 نائب رئيس الجامعة الذى يود متابعة ترتيبات زواج أحد أبنائه إلا أنه لا يتمكن من ذلك.
 وكيل الكلية الذى يمكث فى مكتبه حتى منتصف الليل للإعداد لانتخابات ،اتحاد الطلاب أو امتحانات نهاية الفصل الدراسى، أو متابعة الكنترولات وإعلان النتائج ..الخ.
 رئيس القسم الذى يلغى أو يؤجل إحدى المحاضرات نظراً لاستدعائه فى مهمة داخل الجامعة أو الكلية متعلقة بالقسم.
ومن العبارات الشائعة التى تعكس مشكلة الوقت فى حياة المديرين عموماً، وممارس الوظائف الإدارية الجامعية على وجـه الخصوص:

" أتمنى أن يكون اليوم 48 ساعة!!"
" أتمنى أن أذهب مع الأولاد إلى الإسكندرية نهاية هذا الأسبـوع"
" منـذ أسبوع وأنا لم أر أبنى الصغير"
" لم أعد فى يوم ما إلى منزلى قبل التاسعة مساء منـذ أن شغلت هذا المنصب"
إن مثل هذه العبارات أو غيرها والتى تتردد على السنة المسئولين فى الجامعة على مختلف مستوياتهم ، إنما تعكس حقيقية أنهم لا يتمكنون من إنجاز كـل ما يتوقعه الآخرون منهم أو يتوقعونه هـم لأنفسهم بسهولة أو يسر ، وهـو تعبير آخر عن عدم كفاية الوقت المتاح أو فى كلمات أخرى عدم القدرة على التعامل الفعال مع الوقت.
كيف ينفق الإنسان وقته فى العادة؟
تشير نتائج الدراسات إلى أن الإنسان العادى ينفق يومه العادى ما بين سبعة نوعيات من الأنشطة ، ويؤدى عدم القيام ببعضها أو تكثيف القيام بالبعض على حساب البعض الآخرإلى فقدان الفرد للتوازن المطلوب والتضحية بالأهداف أو المنافع فى أحد الجوانب لحساب بعض الجوانب الأخرى. إن عدم التوازن أو التضحية ببعض الأهداف إنما يرجع غالباً إلى ما يسمى بظاهرة " سوء إدارة الوقت.. أو عدم القدرة على استغلال الوقت".
تـوزيع الوقت اليومــى للشخص العــادى

النشــاط عدد الساعات النسبة
مزاولة العمل الرسمى 8 33.0 ٪
رعاية أمـور العائلة 1 4.2 ٪
التنــقل 2 8.4 ٪
تناول الوجبات 2 8.4 ٪
تطوير ذاتى وترويحى 2 8.4 ٪
النوم والراحة 7 29.2 ٪
العبادة وأنشطة أخرى 2 8.4 ٪
المجمــوع 24 100 ٪
كم تتكلف المنظمة بسبب الفاقد من وقت العمـل ؟
يمكن التعرف على أهمية الوقت بشكل غير مباشر عن طريق معرفة التكلفة التى تتحملها المؤسسة نتيجة لإهدار أو عدم استغلال الوقت. ولاستخدام هذه الطريقة يجب المرور بالخطوات التالية:
1- فى تصـورك كم تتكلف الجامعة نتيجة فقدان نصف ساعة فقط من وقت عملك اليومى؟ اكتب هذا التقرير فى المربع رقم (1).
2- اضرب راتبك الشهرى × 12 لكى تحصل على راتبك السنوى .. ثم اضرب الناتج ×2 ( بحيث يتضمن التأمينات والمعاشات والمزايا الوظيفية الأخرى). واكتب الناتج فى المربع رقم (2).
3- اضرب عدد ساعات العمل الأسبوعى × عدد أسابيع العمل فى السنة حتى تحصل على عدد الساعات فى السنة . ثم اكتب ذلك فى المربع رقم (3).
4- اقسم الناتج فى الخطوة الثانية على الناتج فى الخطوة الثالثة بحيث تحصل على تكلفة الساعة، ثم أعد قسمة الناتج ÷ 60 بحيث تحصل على تكلفة الدقيقة. واكتب الناتج فى المربع رقم (4).
5- اضرب عدد الدقائق المفقودة فى العمل ( نصف ساعة × عدد أيام العمل) × تكلفة الدقيقة الواحدة تحصل على تكلفة الفاقد فى الوقت للفرد الواحد. واكتب ذلك فى المربع رقم (5).
6- قارن بين النتيجة التى حصلت عليها فى الخطوة الأخيرة وبين وجهة تقديراتك لتكلفة فقدان نصف ساعة من عملك اليومى والتى حددتها فى الخطوة الأولـى. هل التقارير متقاربة؟ أغلب الظن أنك أدركت الآن قيمة الفاقد فى وقت العمل.
ما خفـى كان أعظم !!
إذا كانت التقديرات السابقة لفقدان نصف ساعة فقط من وقت العمل اليومى فما هى التكلفة الحقيقية التى تتحملها المؤسسة إذا ما علمت أن نتائج الدراسات تشير إلى ما يلى:
• أن نسبة الفاقـد فى وقت العمـل هــى كالتالــى:
48٪ فى القطـــاع الحكومــى
30٪ فى قطـــاع الأعمــــال العام
15٪ فى القطــــاع الخــاص
• تتفاوت هذه النسبة بين مؤسسة وأخــرى وبين فــرد وآخر فى ذات المؤسسة وأنها قد ترتفع لتصل إلى ما يزيد عن 90٪ بالنسبة لبعض فئات العاملين فى القطاع الحكومى.
هل تذكر الدراسة المشهورة التى أعدها الجهاز المركزى للتنظيم والإدارة عن فاقد الوقت لـدى العاملين فى الجهاز الحكومى والتى توصل فيها إلى نتيجة غير متوقعة وهـى أن متوسط وقت العمل المنتج للعامل فى الجهـاز الحكومى هـو 27 دقيقة!! أى أقـل من نصف ساعة يومياً.
• فـى رأيك ما هو متوسط تكلفة الوقت الفاقد لعضو هيئـة التدريس فى الجامعات المصرية؟
العـوامل المؤثــرة فى توزيـع واستغــلال الوقت
يتفـاوت الناس فى نظرتهم واستغلالهم للوقت بتفاوت عدة اعتبارات أهمهـــا:
 العـوامل الديموجرافية : حيث تختلف أولويات توزيع الوقت وأساليب استغلاله وفقاً للنوع أو السن أو الحالة الاجتماعية.
 العـوامل الاقتصادية: بصفة عامة كلما زاد الدخل زاد الوقت المنفق على الترفيه ، وكلما انخفض الدخل زاد الوقت المنفق على العمل.
 العـوامل الثقافية : كلما زاد المستوى التعليمى للفرد كلما زادت الحساسية للوقت والحرص على استغلاله والعكس صحيح.
 العـوامل الاجتماعية : بوجه عام كلما زاد حجم الأسرة والميل لتنمية الروابط الاجتماعية كلما زادت مساحة الوقت المخصص لهذه النوعية من الأنشطة والذى قد يكون على حساب الوقت المخصص للعمل أو نوعية الجهد المبذول فيه.
 العـوامل البيئية : حيث يؤثر المناخ ووسائل الاتصال وجودة البنية الأساسية على معدلات تخصيص الوقت + بين الأنشطة اليومية المختلفة.
ماذا يعنــى إدارة الوقت ؟
تعرف إدارة الوقت بأنها " قدرة الشخص على استخدام وقت الوظيفة لانجاز المهام فى التوقيت المحدد لها".
كما قد تعرف بأنها " العملية المستمرة لتحليل وتقييم المهام التى يقوم بها الفرد خلال فترة زمنية معينة، بهدف تعظيم الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف المحددة".
مزايــا الإدارة الجيدة للوقت
• إنجاز الأهداف والمهـام فى الأوقـات المحددة.
• تحقيق التوازن بين المتطلبات الاجتماعية والمتطلبات الوظيفية.
• إرساء القدوة للآخرين.
• تجنب الضغوط الناتجة عن ضيق الوقت أو تأجيل الالتزامات أو ضعف مستوى الأداء.
• رفـع المستوى الحضـارى لمجتمعك الخاص والعام.










التمرين الأول
مـا هـى اتجاهاتك نحـو الوقت ؟
إن الغرض من هذا التطبيق هـو أن يعطيكم فرصة لتوضيح وجهات نظركم عن بعض المفاهيم الأساسية فى إدارة الوقت.
الخطـــوة الأولــــى
تجدون فى التمرين التالى بعض العبارات عن الإدارة الفعالة للوقت، وعلى كل واحد منكم بمفرده أن يقرأ كل عبارة وأن يقرر ما إذا كانت صواباً أم خطأ ويضع علامة فى الخانة المطلوبة.
الخطـــوة الثانيــة
عندما يستكمل كل عضو منكم اختياره الفردى عليكم أن تتجمعوا فى مجموعات صغيرة ، وفى مجموعتكم الصغيرة عليكم أن ترجعوا مرة ثانية إلى كل كلمة ، وتصلون إلى رأى متفق عليه جماعياً عما إذا كانت كل عبارة صواباً أم خطأ ، وفى أثناء هذه العملية:
- لا تتبع طريقة التصويت.
- أيد فقط الآراء التى تقتنع بصحتها.
- استمع إلى آراء ووجهات نظر الآخرين.
الخطـــوة الثالثـة
حدد فى تسعة نقاط أوجه الاستفادة من التطبيق بالنسبة لك وللمرءوسين فى مجال الابتكار والتجديد؟


م العبــــــارة الاختيار الفردى الاختيار الجماعى
صواب خطأ صواب خطأ
1 لكى نكون فعالين كمديرين ينبغى أن ننجز مهامنا وخاصة مهام الغد بيسر وبدون إرهاق ، وبأقل طاقة.
2 العمل ليس هدفاً فى حد ذاته، إنه عادة – فالشخص الفعال يستخدم الحقائق ، المهارات ، الأفكـار.
3 على عكس الطاقة والمال والمهارة لا يعود الوقت ولا يمكن إيجاده ثانية.
4 يجب استخدام واستغلال الوقت لا مجرد تمضيته.
5 ينبغى أن تكون مسيطر على حياتك إذا أردت أن تدير وقتك بفعالية.
6 يجب أن يحظى الوقت بنفس الرقابة الشديدة التى توليها للممتلكات الأخرى.
7 الوقت سلعة فريدة أعطيت بالتساوى لكل فرد بغض النظر عن العمر أو الموقع.
8 كل المؤسسات تسجل موجوداتها المالية فى كشوف ولكن هذه الكشوف المالية لا تذكر- إن أهم الممتلكات التى لا تعوض الوقت.
9 الإدارة الجيدة تزيد الإنتاجية والأداء العام ويمكنها أيضاً أن تحسن من المعنويات.
10 الكثير من المديرين يقاومون التفويض الكامل ولهذا يفشلون فى استغلال وقتهم بفاعلية.
11 إن أهم هدف فى إدارة الوقت يتمثل فى إيجاد وقت أكبر تحت تصرف الإدارى.
12 الوقت الخاص ضرورى للتفكير والتخطيط وحل المشكلات بأسلوب جيد.
13 الوقت مورد فريد لا يمكن ادخاره بل استخدامه بحكمه.
14 الطريقة التى تمضى بها الوقت تحـدد كيف تعيش حياتك – هذه شخصيتك فالغد متصل باليوم مثلما يتصل اليوم بالأمس.
15 إن تعلم كيف تتحكم فى وقتك يعنى أن تغير بعضاً من عاداتك فى تمضيته ولكنك لن تستطيع تغيير عادات وقتك. حتى تعرف أولاً ما هى هذه العادات.
16 إذا أرت أن تسيطر على وقتك وحياتك عليك أن تقرر ما هى أهدافك ولا يستطيع أحد أن يفعل ذلك نيابة عنك.
17 لإدارة وقتك بفاعلية يجب أن تقسم أهدافك إلى طويلة وقصيرة الأجل.
18 هـل توافق على مبدأ "باريتو" والذى يقول "إذا رتبت الأشياء حسب قيمتها فإن 80٪ من القيمة سوف تأتى من 20٪ من الأشياء بينما 20٪ من القيمة ستأتى من 80٪ من الأشياء لكى تكون أكثر فاعلية ورضا على طريقة استخدام وقتك".
19 لكى يصبح التخطيط للأهداف اليومية فعالاً ينبغى تحديد الأولويات.
20 إن زيادة الالتزام لا يقلل من مدى فاعليتك لاستخدام فعال للوقت.
21 المديرون الفاعلون يقفلون الأبواب من وقت لآخر حتى يجدوا لأنفسهم فترة تركيز بدون انقطاع.
22 ليس من الضرورى أن تستخدم الوقت المميز أو المفضل لك فى القيام بالمهام ذات الأهمية ، وكذلك فى التفكير والتخطيط.
23 تضييع الساعات الكثيرة كل يوم بسبب سوء التنظيم الواضح فى معظم المكاتب.
24 يجب أن تكون طاولة المكتب أداة للشخص الذى يحتاج إليها لانجاز عمله بدلاً من أن تكون خزانة لأى أوراق ومخلفات.
25 الطاولة التى تتراكم فوقها الأوراق يمكن أن تقلل من تركيزنا فى العمل.
26 يجب التخلص من الأشياء المتواجدة بالمكتب والتى لا نعرف ماذا نفعل بها؟
27 ينبغى تنظيم الملفات بالمكتب بحيث يمكن استرجاع المعلومات بدلاً من أن يصبح سباقاً مليئاً بالحواجز.
28 يجب ألا تضع جانباً أى شئ يحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنه حتى يتخذ الإجراء.
29 ليس من الضرورى وجود شبكة اتصال فعاله حتى يكون هناك استخدام أفضل للوقت.
30 معظم الوقت الذى نضيعه يضيع بسببنا وليس بسبب الآخرين.
31 يعتبر التأجيل عثرة أمام كل شخص يحاول كيفية استخدامه للوقت.
32 إن أسباب تأجيل تنفيذ الأعمال قد تتمثل فى عدم السرور، صعوبة العمل، التردد.
33 يجب ألا يصرف الوقت فى الندم أو العيش على تذكر ما حدث فى الماضى أو تفسير أسباب عدم القيام بعمل كان ينبغى القيام به.






الوحدة الثانيــــــة
العوامــل المؤثرة
فى عدم الاستغلال الفعال للوقت


العوامل المؤثرة فى عدم الاستغلال الفعال للوقت
عادات سلبية فى استخدام الوقت
تمثل الخطوة الأولى فى الإدارة الفعالة للوقت فى إعادة النظر فى الطريقة التى يتعامل بها الإنسان حالياً مع وقته. فغالبية الناس يتعاملون مع الوقت بحكم "العادة" ومن النادر أن يفكروا بوعى كيف يمكنهم تغيير تلك العادة. ولكن ما هى العادات السلبية التى تؤثر فى استغلال الوقت المتاح للمسئول الجامعى فى أى موقع؟.
على الرغم من أن بعض هذه العادات يتسم بالطبيعة الفردية ، إلا أن البعض الآخر يكاد يكون عاماً ومشتركاً بين كافة المسئولين ومن أبرز هذه العادات ما يلى:
1- لا يوجد لدى وقت للتخطيط..!!
كثير من المسئولين يتجاهلون استخدام التخطيط بحجة أنه يستغرق وقتاً طويلاً أو أنه مضيعة للوقت. والحقيقة بخلاف ذلك تماماً، فالوقت المستغرق فى التخطيط يوفر الكثير من الوقت لأنه يرتبط بالمستقبل وينطوى على عمليات التنبؤ به والاستعداد له، وتقليل دائرة عدم اليقين.
فالاستعداد للتعامل مع الأحداث المستقبلية يوفر الكثير من الوقت الذى يمكن أن يضيع عند حدوث مشاكل أو أزمات أو إحداث مفاجآت علاوة على ذلك ، فإن غياب التخطيط يؤدى إلى تضارب وإزدواجية الجهود ومن ثم ضياع المزيد من الوقت.
2- سوف أتفرغ تماماً لهذا الموضوع..!!
اعتاد بعض المسئولين على إدارة أوقاتهم بالأزمات. فعندما يتأخر موضوع ما مثل إعداد دراسة لعرضها على مجلس الكلية أو مجلس الجامعة بغرض اتخاذ قرار معين فإن المسئول غالباً ما ينفعل ويلقى ما يقوم به من عمل جانباً حتى يتفرغ لهذا الموضوع الهام.
والحقيقة أن مثل هذا التصرف قد يكون سلبياً حيث يؤثر على أولويات استغلال وقت المسئول ويجعله يقوم بعمل من المفترض أن يقوم به آخرون. والقاعدة هـى ليست كل الأمور أو الأحداث العاجلة تكون بالضرورة مهمة ، وهو ما يستوجب التفرقة بين الأمور الملحة أو العاجلة والأمور الهامة.
3- بابـى مفتوح للجميع..!!
على الرغم من أن سياسة الباب المفتوح تعتبر إحدى مظاهر الإدارة الفعالة، إلا أن المغالاة فى هذه السياسة قد تجعل المسئول يفقد السيطرة على وقته. إن ممارسة سياسة الباب المفتوح يجب أن تكون وفقاً لضوابط محددة وأن يخصص لها فترات زمنية محددة كما يجب أن يدرك المرءوس أهمية وقت الرئيس والحاجة إلى الحد من المقاطعات المستمرة لعمله حتى يتكمن من إنجاز مهامه الرئيسية فى الأوقات المناسبة.
4- أحب أن أقوم بكل شئ بنفسى..!!
هذه عادة سلبية أخرى فى التعامل مع الوقت، إذ يرغب غالبيتنا فى السيطرة على الموقف أو الإمساك بزمام الأمور مهما كلفه ذلك ، وتكون الضريبة مواصلة العمل لأكثر من 12 ساعة يومياً، ربما يخصص جزء ملموس منها للقيام بمهام روتينية كان من الممكن الأفضل إسنادها للآخرين. إن عدم الميل للتفويض يمثل أحد العوامل المسببة لإهدار الوقت لدى المسئولين ، وبالتالى فقدان التركيز على الأمور أو المهام ذات الأهمية المرتفعة.
5- دعنــــى أقـم بهـا..!!
أحياناً يتوغل المسئول فى القيام ببعض أعمال معاونيه أو أن يحاول الاستيلاء على صلاحيات مرءوسيه إدراكاً منهم لعدم مقدرة المرءوس على القيام بهذه المهام بالجودة المطلوبة. والحقيقة أنه بدلاً من إهدار وقت المسئول الثمين فى القيام بمهام غيره ، كان من الأفضل له تدريب وتطوير قدرات هذا المرءوس حتى يمكنه استغلال وقت العمل المتاح له وللمرءوس على نحو أفضل.








أسباب فقدان السيطرة على الوقت : ماذا تقول نتائج الدراسات ؟
بالإضافة إلى محاولة المسئول التخلص من بعض العادات السلبية فى استخدام الوقت بوجه عام ، فإنه من الضرورى لتحقيق الفعالية للوقت أن يتعرف على مسببات فقدان السيطرة على الوقت.
إن تحليل هذه الأسباب والتعرف عليها تمثل خطوة منطقية نحو كسب المزيد من الوقت وبالتالى تحقيق الفاعلية فى إنجاز المهام ذات الأولوية المرتفعة.
لقد توصلت إحدى الدراسات المشهورة والتى أجريت على عينة قوامها 5000 مفردة من المديرين فى 14 دولة إلى وجود ما يزيد عن 50 عاملاً رئيسياً أطلق عليها مضيعات الوقت Time Wasters والتى يمكن تصنيفها فى أربع مجموعات رئيسية هـــى
• العــوامل/ الأسباب التنظيمية
• العــوامل/ الأسباب الاجتماعية
• العــوامل/ الأسباب الشخصية
• العــوامل/ الأسباب البيئية
وتتضمن القائمة التالية أهم المكونات الفرعية للمجموعات السابقة لمضيعات الوقت.
أولاً: الأسباب التنظيمية
• سوء التخطيط وتحديد الأولويات.
• عدم التحديد الدقيق للأهداف أو المهام.
• المركزية وعدم التفويض.
• قصور الاتصالات التنظيمية.
• تعدد الاجتماعات واللجان.
• تداخل السلطات وعدم تحديد الأولويات.
• كثرة الأعمال الورقية.
• سوء نظام الحفظ / التوثيق.
• تخلف تكنولوجيا العمل وأنظمة الاتصال.
• صعوبة الحصول على المعلومات.
• ضعف كفاءة وخبرات المرءوسين.
• الخلافات الشخصية فى بيئة العمل.
• كثرة الانتقالات داخل مكان العمل.
• عدم ملائمة البيئة المادية للعمل.
• ضعف عمليات التنسيق.
• تعدد المشرفين أو الرؤساء.
• تعدد الجهات الرقابية الداخلية.
• المشكلات والأزمات المفاجئة.
• كثرة/ تعدد الأعمال التى يجب القيام بها فى وقت واحد.
• الزيارات والمقابلات الخارجية.
• الانخراط فى أعمال روتينية/ تفصيلية.
• الزيارات / المكالمات الداخلية غير المخططة.
ثانياً: الأسباب الاجتماعية
• العادات والتقاليد.
• الخلافات الأسرية.
• الاتصالات الهاتفية.
• العلاقات الاجتماعية والمهنية.
• الزيارات غير المخططة.
ثالثاً: الأسباب الشخصية
• ضعف الدافعية للعمل.
• الحالة المزاجيــة / النفسية.
• الحالة الصحية.
• اللامبالاة / ضعف الالتزام.
• الافتقار إلى الانضباط الذاتى.
• عدم القدرة على قول كلمة "لا" للآخرين.
• الإحباط / الشعور بالملل.
• الاستعجال/ نفاذ الصبر.
رابعاً: الأسباب البيئية
• أجهزة الرقابة.
• جماعات الضغط.
• ازدحام الطرق والمواصلات.
• ضعف كفاءة البنية الأساسية.
• الظروف المناخية.
• المشاركات المؤسسية والمهنية.
• الضغوط السياسية.



التمرين الثانى
الظــواهـــــر كبير
جداً
(5) كبير

(4) متوسط

(3) محدود

(2) محدود
جداً
(1)
1- ضخامة عبء العمل الذى أقوم به.
2- كثرة الاجتماعات وأعمال اللجان.
3- كثرة المكالمات الهاتفية العارضة.
4- النزاع المستمر بين المرءوسين.
5- صعوبة الحصول على المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرارات.
6- عدم تعاون الزملاء / الوحدات الأخرى.
7- ضعف مهارة الجهاز المعاون / السكرتارية.
8- سرعة المهام التى تطلبها الجهات العليا.
9- كثرة زيارات العمل الخارجية.
10- التكليف المستمر بأعمال إضافية.
11- الزيارات الشخصية المفاجئة.
12- كثرة الالتزامات الاجتماعية والأسرية.
13- تعدد مجالات الإشراف المباشر.
14- تعدد جهات الرقابة الداخلية والخارجية.
15- عدم وضوح المهام المطلوبة منى.
16- تعارض بعض المهام المطلوبة منى.
17- انخفاض كفاءة المرءوسين.
18- تعدد المهام والتكليفات الخارجية.
19- كثرة الأحداث الطارئة فى العمل.
20- ضعف كفاءة أنظمة الاتصالات الحالية.
إلى أى مدى تتعرض لضغوط الوقتضع علامة (√) أسفل الدرجة التى تعكس مدى توافر الظواهر التالية فى محيط عملك:


إرشادات التمــرين

1- قم بجمع الدرجات التى تعكس استجاباتك للجوانب التى شملها التمرين ثم ضعها فى المربع التالى :


2- استخدم المقياس التالى للتعرف على مدى تعرضك لضغوط الوقت :
20ــ 40 أنت لا تتعرض لضغوط الوقت
21ــ 60 تتعرض إلى حد ما لضغوط الوقت
61ــ 80 تتعرض بشكل كبير لضغوط الوقت
81ــ 100 توجد أزمة فى إدارة الوقت

3- ارجع إلى الاستقصاء وتعرف على العوامل التى تسبب لك ضغط الوقت وفكر فى كيفية التعامل معها من خلال متابعتك للبرنامج فى المراحل التالية: ( العوامل التى أعطيتها درجات 5أو 4)
مصادر ضغوط الوقت مقتــرحات التصــرف










الوحدة الثالثــــــــة
استراتيجيات الإدارة
الفعـــــــــــالة للـــــــــوقت

استراتيجيات الإدارة الفعـــــــــــالة للـــــــــوقت
إدارة الوقت لا تعنى توفير المزيد بل كيفية الاستغلال الأمثل له
الوقت من الموارد النادرة التى يجب إدارتها بفاعلية لتحقيق النجاح الأمثل فى إنجاز المهام أو الأهداف المحددة. إنه ليس من الممكن إيجاد المزيد من الوقت، بل أن التحدى الذى يواجه المسئول أو المدير هو كيف يمكن تحقيق استغلال أفضل للوقت المتاح. وتنشأ ظاهرة سوء إدارة الوقت عندما يتم استغلاله فى أداء أشياء أقل أهمية مما ينبغى. إن المهمة الصعبة التى تواجه ممارس العمل الإدارى الجامعى أو غيره لا تتمثل فى إيجاد الوقت لأداء مهمة ما، بل فى عدم إدراك استغلال الوقت المناسب لأداء المهمة أو النشاط المناسب. إن بعض المهام أو الأنشطة ليست من الأهمية بمكان بحيث يجب تخصيص بعض الوقت لأدائها، إن مثل هذه الأمور" تسرق" وقت الأنشطة الأكثر أهمية. إن مفتاح الإدارة الفعالة للوقت هـو معرفة ما الذى يجب عليك القيام به. فالشخص الذى يملك أهدافاً وأولويات واضحة يستطيع أن يحدد الأنشطة أم المهام الضرورية وأن يستخدم أفضل الوسائل لاستغلال الوقت للنهوض بها.
الميول الإنسانية : مشكلة الإدارة الفعالة للوقت
انعدام وضوح الأهداف والأولويات لا تمثل سوى أحد المصادر لمشكلات الإدارة الفعالة للوقت. إضافة إلى ذلك يوجد مجموعة من "الميول الإنسانية Human Tendencies والتى تجعل من عملية إدارة الوقت عملية شاقة للغاية، حتى مع وجود أهداف وأولويات واضحة، ومن أبرز هذه الميول:
• تفضيل الأفراد القيام بالأشياء المرغوبة والمفضلة لديهم قبل الأشياء أو المهام الشاقة وغير المرغوبة.
• يميل الأفراد إلى إنجاز المهام الروتينية المتكررة فى وقت أقل مقارنة بالوقت المستغرق فى أداء المهام غير الروتينية أو المألوفة.
• يميل الناس إلى عمل الأشياء السهلة قبل التفكير فى القيام بالأشياء الصعبة.
• يفضل الناس القيام بالأعمال التى يمكن الانتهاء منها ، قياساً على الأنشطة أو الأعمال التى يصعب الانتهاء منها.
• يميل الناس إلى القيام بالأعمال العاجلة قبل محاولة القيام بالمهام أو الأعمال غير العاجلة.
• يميل الناس إلى الانتظار فى التنفيذ إلى ما قبل انتهاء المدة المحددة لإنجاز المهام أو الأنشطة " التأجيــل".
• يميل الأفراد إلى إعطاء الأولوية للمهام التى يطلبها الآخرون قبل المهام التى يبادرون بها.
• لا يملك الأفراد عموماً إدراكاً جيداً حول الكيفية التى يتم بها استخدام الوقت. "فقدان الوعى" بأساليب استخدام الوقت.
• يميل الأفراد إلى المساواة بين مفهومى مزاولة العمل وإنجاز العمل.
وهناك معتقدات خاطئة كذلك!!
بالإضافة إلى مشكلة "الميول الإنسانية" والتى تحول دون الاستخدام الفعال للوقت، فإنه توجد بعض المعتقدات أو المفاهيم الخاطئة التى تزيد الأمر تعقيداً ، وتجعل من الإدارة الفعالة للوقت تحدى هائل للمديرين فى كل المواقع، ومن أمثلة هذه المعتقدات الخاطئة:
• التخطيط لاستخدام الوقت يستغرق وقتاً أكثر من الذى يوفره!!
• الأحداث الطارئة لا تتكرر مستقبلاً.. فلماذا إنفاق الوقت فى كيفية مواجهتها؟!
• متابعة التفويض للمرءوسين تستغرق وقتاً أكثر من الذى يوفرنه عند القيام بالتفويض لهم
• من الأفضل استغلال الوقت فى إنجاز مهامك الوظيفية بدلاً من تعرف الآخرين كيفية إنجاز هذه المهام بدلاً منك.
• الخبرة وحدها كفيلة بتعريفك كيفية تحقيق الاستخدام الأمثل للوقت المتاح لك!!
قاعدة Pareto والإدارة الجيدة للوقت
تشير قاعدةPareto إلى ما يلى :
80٪ من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى 20٪ من الأنشطة
20٪ من الإنجاز أو الفاعلية يستند إلى 80٪ من الأنشطة
يعنى ذلك أن الإدارة الجيدة للوقت تعنى التركيز على ممارسة الأنشطة أو المهام التى تساهم فى تحقيق 80٪ من الإنجاز أو الأداء ، وعدم توجيه الوقت لممارسة أنشطة تكون مساهماتها محدودة فى معدلات الإنجاز أو مستويات الفاعلية.

مــا هــو نمطك فى التعامل مع الوقت ؟
يوجد أربعة أنماط من المديرين أو المسئولين استناداً إلى نظرتهم للوقت وإدارتهم له وهـم :
• المضيع للوقت Time Waster
• المستخدم للوقت Time User
• المستفيد من الوقت Time Exploiter
• المستثمر للوقت Time Investor
سـؤالان مهمان
س1- ما هى نواحى الاختلاف بين الأنماط الأربعة ؟
• .................................................. .................................................. .
• .................................................. .................................................. .
• .................................................. .................................................. .
• .................................................. .................................................. .
س2- من وجهة نظرك، إلى أى نمط تنتمى .. ولماذا؟
النمــط : .................................................. .................................................. .
.................................................. .................................................. .
الأسباب :
• .................................................. .................................................. .
• .................................................. .................................................. .




الإدارة الجيدة للوقت تدعم فرص النجاح والاستمتاع الوظيفى

مرة ثانية ، ما الذى يعود على ممارس العمل الإدارى عموماً والعمل الإدارى الجامعى على وجه الخصوص من محاولة تنمية مهاراته فى مجال إدارة الوقت؟
تشير نتائج الدراسات إلى أن الإدارة الفعالة للوقت تساعد فى تحقيق جميع أو معظم المزايا التالية:
• التركيز على الأنشطة ذات الأهمية ومن ثم زيادة الفعالية .
• تؤدى زيادة الفعالية إلى تدعيم فرص النجاح فى تحقيق الأهداف المؤسسية والشخصية.
• يساعد تحقيق الأهداف فى تدعيم الرضاء الوظيفى.
• يساهم الرضاء الوظيفى فى تدعيم فرص التطوير المهنى والوظيفى .
• الإدارة الجيدة للوقت تؤدى إلى الحد من ضغوط العمل وبالتالى الحفاظ على اللياقة الصحية والذهنية ومن ثم الاستمتاع الوظيفى والاجتماعى.









الاستراتيجيات الفعالة للوقت

قدم خبراء إدارة الوقت عدداً من الاستراتيجيات أو الأساليب التى يمكن استخدامها فى الواقع العملى لتنمية مهارات التعامل مع الوقت ، ويمكن استعراض أهم هذه الاستراتيجيات فيما يلى:
أولاً : تخطيط وجدولة الأنشطة اليومية وتحديد الأولويات
يتفق خبراء إدارة الوقت على أن الخطوة الأولــى والأكثر أهمية لتحقيق الإدارة الفعالة هى ممارسة عملية التخطيط وجدولة الأنشطة مع التركيز على الأولويات أو الأهمية الخاصة التى يجب أن تحيلها النشاط. وتسمى الإدارة المستخدمة فى ذلك "بسجلات الوقت".
ماذا يعنى سجــل الوقت ؟ وما هى أهميته ؟
هــو بيان بالأنشطة التى من المتوقع القيام بها خلال فترة زمنية محددة والوقت المطلوب تخصيصه لكل نشاط، إضافة إلى الأولوية التى تحيلها النشاط بعض الملاحظات الأخرى مثل التسهيلات أو الموارد المطلوبة أو الأشخاص ذوى العلاقة.
يحقق استخدام سجل الوقت المزايا التالية:
• عدم الاعتماد على التخمين فى تحديد الوقت المطلوب لإنجاز المهام .
• بيان مجالات التوفير الممكنة أو المتوقعة فى الوقت وتوجيهها لاستخدامات أخرى.
• بيان الاختناقات المحتملة ومن ثم التفكير فى بدائل التصرف
• التركيز على القيام بالمهام والأنشطة وفقاً لأولوياتها وأهميتها النسبية.
• معرفة أين وكيف يستخدم الوقت.
• ممارسة الرقابة على كل من الأنشطة والأوقات المتعلقة بتنفيذها.
إعـداد سجل الوقت خطـوة بخطـوة
الخطـوة الأولـى: حدد واجباتك الوظيفية





الخطـوة الثانية: حدد أولويات عملك
• يمكن النظر إلى أى نشاط تقوم به من منظورين همـا: الأهميةImportance و درجة الاستعجال Urgency.
• بينما تفسر كلمة " عاجل" فى ضوء الوقت المطلوب للإنجاز أو أداء المهام، فإن كلمة "هام" تفسر فى ضوء الوزن النسبى للنشاط أو جودة الأداء المطلوبة.
• فى ضوء المعياريين السابقين يمكن تصنيف الأنشطة إلى أربعة أنواع هــى:
أ - هــام وعاجــل
ب- هام وغير عاجــل
ج- غير هام وعاجل
د- غير هام وغير عاجل
يمكن تحديد الأولويات كالتالى :
الألويــة (أ) : أشياء يجب القيام بهــا Must Do
 تشمل هذه الأشياء تلك الأعمال القليلة الحرجة التى يجب إنجازها وإلا تأثرت القدرة على تحقيق الأهداف سلباً ومن أمثلتها:
• حضور جلسة مجلس الجامعة أو الكلية أو القسم.
• إعداد تقرير للسلطات العليا.
• إلقاء محاضرة على طلاب مرحلة البكالوريوس.
الألويــة (ب) : أشياء يجب عملها إذا سمح الوقت Do Should
 تضم تلك الأعمال أو المهام شبه الضرورية والتى يمكن القيام بها إذا سمح الوقت بذلك، ولا يؤدى عدم القيام بها إلى التأثير السلبى على تحقيق الأهداف أو وجود مشكلات تعترض الأداء ومن أمثلتها:
• خطورة جلسات اللجان الفرعية
• مراجعة البريد الروتينى
• المشاركة فى أحد الأنشطة المجتمعة
• المرور على بعض الكليات/ الوحدات/ الأقسام..الخ.


الألويــة (ج) : أشياء قد يكون من المفيد القيام بهــا Do Nice To
 تضم تلك النوعية من الأنشطة أو المهام التى قد يكون من المفيد القيام بها فى حالة توافر الوقت ، وهى أنشطة غير مؤثرة بشكل ملموس عند عدم القيام بها، ومن أمثلتها:
• قراءة تقرير عن الإدارة الجامعية
• افتتاح ورشة عمل تم توجيه الدعوة لها
• اللقاء بالمرءوسين للاستماع أو توجيه بعض الإرشادات إليهم

الألويــة (د) : أشياء لا ينبغى القيام بهــا Not To Do
 وتضم تلك النوعية من المهام أو الأنشطة التى ينبغى عدم القيام بها، حيث أنها لاتعد جزءاً من الوظيفة ولكننا أحياناً نؤديها على حساب ما كان ينبغى علينا أدائه، ومن أمثلتها:
• متابعة الغياب والحضور
• تقييم أداء العاملين التابعين لمسئولين آخرين
• إعداد المذكرات والخطابات الموجهة لجهات خارجية
• إعداد المواد الإعلامية أو بعضها بالنسبة للأحداث أو المؤتمرات التى تنظمها الجامعة أو الكلية..الخ.
ماذا يحدث لو تكدست الأنشطة فى المنطقة الحرجة ؟
 الإجابــة:
• جودة منخفضة فى الأداء
• فقدان القدرة على الالتزام
• حدوث الضغوط والأزمـات

كيف يمكن الحد من المهام التى تقع ضمـن هذه المنطقــة ؟

 الإجابــة:
• التعرف على الأسباب ( خارجية – تنظيمية – شخصية)
• التخطيط أو التعامل المنظم مع الأسباب
• المتابعة للمهام الروتينية حتى لا تصبح عاجلة
• الأداء الصحيح للمهام وعدم تكرار إنجازها
• تنمية مهارات الأداء ( تكنولوجيا – تدريب – سرعة ..الخ)
• التفويض إذا كان ممكناً
• إعادة جدولة الأنشطة وفقاً لأهميتها النسبية ( تأجيل بعض الاجتماعات إذا كان ذلك ممكناً)

معلومات تهمـك

 يتم تحديد مدى أهمية وعجلة النشاط وبالتالى تصنيفه فى المناطق الأربع وفقاً لطبيعة وخصائص كل نشاط ومدى مساهمته فى تحقيق الأهداف الوظيفية بوجه عام.
 يجب قضاء 65٪ على الأقل من الوقت المتاح للوظيفة فى إنجاز الأنشطة المتعلقة بالمنطقة (أ) 25٪ من الوقت المتاح للوظيفة فى إنجاز الأنشطة فى المنطقة (ب) و10٪ فقط من الوقت المتاح للوظيفة فى إنجاز الأنشطة فى المنطقة (ج) ، بينما لا ينبغى توجيه وقت على الإطلاق لممارسة الأنشطة فى المنطقة (د).


الخطـوة الثالثة: إعــداد سجل الوقــت
على الرغم من أنه لا يوجد نموذج نمطى لسجل الوقت يلقى القبول عند غالبية الناس، إلا أننا نقترح استخدام النموذج المبسط التالى:

نموذج سجل الوقت ( عميد كلية)
اليــوم:
التاريخ :

الوقت
النشاط الأولويات
ملاحظات
أ ب ج د
30ر8
00ر9
مراجعة البريد الوارد والصادر • التسهيلات
• الموارد
• الأشخاص
• الاتصالات
• العقبات..الخ
30ر9
00ر10
اتصالات داخلية للتنسيق
30ر10
00ر11
30ر11
حضور اجتماعات مجلس الكلية
00ر12
30ر12
00ر1 إلقاء محاضرة لطلاب الفرقة الرابعة
30ر12 مقابلة بعض الطلاب وأولياء الأمور
00ر2 غذاء وراحة
30ر2 مقابلة مراقب الكلية للمتابعة
00ر3 مراجعة تقرير أعمال الامتحانات
30ر3 المرور على القاعات الدراسية
00ر4
30ر4 إلقاء محاضرة لطلاب الدراسات العليا
00ر5 العـــودة للمنــزل



ملاحظـات على إعداد سجل الوقت

 يجب تضمين السجل كافة الأنشطة التى ينبغى القيام بها مهما كانت نوعيتها أو مستوى أهميتها.
 قد يتم إعداد السجل لمدة يوم أو أسبوع أو شهر أو ربما أكثر.
 تم تقسيم الوقت لوحدات زمنية متساوية (30) دقيقة حتى يتم ممارسة قدر أكبر من السيطرة وتوفير المرونة فى ذات الوقت.
 تعتمد الخطة المخصصة لكل نشاط على طبيعة النشاط والخبرة الشخصية والعرف السائد.
 يجب متابعة الانحرافات بين الوقت المخصص والوقت الفعلى بما يساعد على وضع سجلات تتسم بالدقة والاعتمادية.
 ليس بالضرورة أن يتم القيام بالنشاط فى الوقت المحدد تماماً أو بالدقيقة ، ولكن يمكن أن يكون هناك انحرافات محدودة بالزيادة أو النقص ، والتى يجب امتصاصها مع نهاية اليوم.
 لتحقيق رقابة أفضل على الوقت وإدارته بشكل جيد من خلال سجل الوقت حاول مراجعة توزيع المهام خلال يوم العمل عن طريق إثارة التساؤلات التالية:
o هل يتم قضاء أوقات أطول من اللازم فى المجموعة (ج) أو (ب) على حساب مهام المجموعة (أ)؟
o هـل هناك أوقات يزداد فيها ضغط العمل وأخرى يعانى فيها الفرد من الفراغ؟
إذا كانت الإجابة "نعم" ، حاول أن تبحث عن الوسائل التى تعيد بها تنظيم يوم عملك بحيث تستطيع أن تنجز أكثر.
 طور جدولك الزمنى كلما أمكن ذلك، حيث يصعب الاعتماد على الذاكرة فى تحقيق الإدارة الفعالة للوقت.
 حدد نماذج العمل التى تؤثر سلباً على استخدامك للوقت المتاح وحاول أن تعيد التفكير فيها لتحسين إدارتك للوقت.
 من المهم وجود وقت للاسترخاء أو الراحة حتى يستطيع المسئول تجديد نشاطه ، كم أنه يمثل عند الحاجة وقتاً استراتيجياً يتم استخدامه لإعادة التوازن لخطط استخدام الوقت وإنجاز المهام.
أنظمة فرعية لسجلات الوقت
بالإضافة إلى استخدام سجلات الوقت بالشكل السابق، فإنه يوجد بعض الأنظمة الفرعية لسجلات الوقت ومن أبرزها:
1- مفكرة الجيب Pocket Note
يتم من خلالها تسجيل المهام والأنشطة ومواعيدها أثناء العمل اليومى أو الأسبوعى أو الشهرى. وتتميز هذه المفكرة بصغر حجمها وسهولة حملها والتنقل بها فى كل الأماكن وكل الأوقات.
2- اللوحــات الرقابية Control Boards
يطلق عليها البعض ( خرائط جانت) ، وهى عبارة عن سبورة أو لوح خشبى يسجل عليه الأنشطة أو الأعمال اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية ، بحيث يستطيع المسئول من خلال النظر إليه التعرف على نوعية النشاط وأهميته والتاريخ المتوقع لإنجازه. ويمكن للمدير من خلال النظرة التحليلية لهذه اللوحات اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان تنفيذ الأنشطة وفقاً لأهميتها والفترات المتوقعة لإنجازها.
ونظراً للتطورات التكنولوجية فى مجال الحاسب فقد تخلى الكثيرون عن الأشكال التقليدية للوحات الرقابية ، حيث أمكن برمجة النشاطات المختلفة ومواعيدها بما يفيد فى متابعة الإنجاز وإدخال التعديلات اللازمة على الأنشطة والأوقات لضمان الأداء فى المواعيد المحددة.
3- قوائم الأولويات To Do
يحتاج كل فرد ناضج فى أى مجال إلى وضع مهام أو أهداف يومية للأداء والتى قد تختلف من حيث الأهمية أو الوقت المطلوب للانتهاء منها. ويستند نظام الأولويات على مصادر أهمية العمل أو النشاط ، حيث يتم تصنيف وترتيب هذه الأنشطة وفقاً لأهميتها، ومن ثم يمكن تحديد أولويات استغلال الوقت . على سبيل المثال ، يستطيع المدير أن يقوم بتصنيف المكالمات التليفونية إلى ثلاث مجموعات وفقاً لأهميتها ، ثم يتبع الإرشادات التالية:
• الرد على المكالمات التى تقع فى الفئة (أ)
• تأجيل الرد على المكالمات التى تقع فى الفئة (ب) إلى حين وجود وقت مناسب
• تفويض مدير المكتب أو السكرتيرة بالرد على المكالمات التى تنتمى إلى الفئة (ج)
ويفضل البعض بدلاً من تدوين الأنشطة أو المهام الضرورية على أوراق لاصقة Stickers ومن ثم التعرض لفقدانها، أن يدون ذلك فى مفكرة متوسطة الحجم ويضعها أماه حتى يستطيع متابعة المهام أو الأنشطة الهامة المسجلة بها. كذلك يمكن استخدام الأجندات أو مخططات الوقت فى القيام بهذه المهمة.
ثانياً : تعلم كيف تفـوض Know How To Delegate
ماذا يعنى التفويض ؟
تتمثل الاستراتيجية الثانية فى الإدارة الجيدة للوقت فى إتقان فن التفويض ، فماذا يعنى التفويض؟
يعنى التفويض النقل المؤقت للصلاحيات من شخص فى مستوى إدارى معين إلى شخص آخر فى مستوى إدارى أدنى.
ويرتبط بمفهوم تفويض السلطة ثلاثة اعتبارات رئيسية هــى:
 عندما يقبل الطرف الثانى التفويض فإنه يلتزم بأداء الواجبات التى يكلفهـا به رئيسه ، ويمارس الصلاحيات اللازمة لأدائها، ويصبح مسئولاً أمام رئيسه عما يقوم به من أعمال.
 أن تخلى الطرف الأول عن صلاحيات القيام ببعض المهام أو الأنشطة لا يعنى تخليه عن المسئولية عنها، ومن ثم فإن تفويض السلطة لا يعنى تفويض المسئولية.
 أن لصاحب السلطة الأصلى الحق فى استردادها فى أى وقت ، وذلك إما لفشل الطرف الثانى فى القيام بالمهام التى استندت إليه على الوجه المرغوب، وإما لانتفاء الغرض من عملية التفويض، فتفويض السلطة فى نهاية الأمر يعنى التخلى المؤقت عن بعض الصلاحيات.

خمسة أسئلة رئيسية لضمان التفويض الفعال
الســـؤال الأول: لماذا التفويض؟
 الإجابــة:
• تفرغ المسئول للقضايا الهامة
• ادخار الوقت لأنشطة التخطيط
• التوزيع العادل لعبء العمل
• سرعة اتخاذ القرارات وحل المشكلات
• زيادة جودة اتخاذ القرارات
• توفير فرص تنمية مهارات المرءوسين
• رفع الروح المعنوية للمرءوسين
• تنمية روح المشاركة والعمل الجماعى
الســـؤال الثانى: ما الذى يجب تفويضه ؟
 الإجابــة:
• المهام ذات الأولوية المحدودة (ج ، ب)
• المهام الروتينية التى تستغرق وقتاً طويلاً نسبياً
• المهام التى تساعد على تنمية المرءوسين
• المهام التى يمكن للمرءوسين القيام بها بشكل أفضل
• المهام ذات العلاقة بالمسار الوظيفى للمرءوسين
الســـؤال الثالث : لمـــن يجب التفويض ؟
 الإجابــة:
• الفرد الذى يمتلك القدرة على أداء المهام موضع التفويض
• الفرد الذى يتوافر لديه الرغبة فى أداء المهام موضع التفويض
• الفرد الذى يمتلك السمات الشخصية لتحقيق النتائج المتوقعة من وراء التفويض
• يجب توخى الحذر والموضوعية فى اختيار الأشخاص الذين تسند إليهم المهام والصلاحيات موضع التفويض
• من المهم معرفة نقاط القوة والضعف لدى المرءوسين
الســـؤال الرابع : كيف يمكن التفويض ؟
 الإجابــة:
• التحديد الدقيق للمهام المراد تفويضها
• تعريف المرءوسين بكيفية الأداء الفعال لهذه المهام
• تزويد المرءوس بالسلطات اللازمة لأداء المهام المفوضة
• وضع معايير أو توقعات لمستويات الأداء المرغوبة.
الســـؤال الخامس : ماهى ضمانات التفويض الفعال ؟
 الإجابــة:
• التعرف على نقاط القوة والضعف فى المرءوسين
• إظهار الثقة فى المرءوس وقدرته على إنجاز المهام الجيدة
• مقاومة الشعور بأنك ستحصل على أفضل النتائج بالتفويض
• ممارسة مزيد من الضغط عند الحاجة
• المتابعة المستمرة لاستخدام المرءوس للصلاحيات والتعرف على مستويات الأداء
• إظهار الاستعداد لتقديم المساعدة للمرءوس عند الحاجة
• المكافأة عن الاستخدام المميز للتفويض
• إظهار القدرة على استرجاع الصلاحيات عند الحاجة
تعرف على مهاراتك التفويضية
للتعرف على مهاراتك فى ممارسة التفويض راجع التمرين الذى يحمل هذا العنوان فى نهاية هذه الوحدة، واستخلص منه خطة عمل تنفيذية Action Plane لتطوير قدراتك فى هذا المجال الحيوى حتى ترفع من قدرتك على إدارة واستغلال وقت عملك.
ثالثاً : تعلم كيف تستخدم التليفون بفاعلية
تكمن الاستراتيجية الثالثة من استراتيجيات الإدارة الفعالة للوقت فى إتقان مهارات استخدام التليفون. فى الحقيقة، لا يوجد عمل لا يعتمد على الهاتف، إلا أنه قد يكون مصدراً للفاعلية أو مصدراً لإهدار الوقت، ومن ثم تحدد الطريقة التى تستخدم بها التليفون مدى قدرتك على التعامل مع وقت وظيفتك.
بعض الإرشادات العامة للتعامل مع المكالمات الهاتفية :
• اسند عملية الرد على التليفون لمدير مكتبك كلما أمكن ذلك.
• طور أسلوب للتمييز بين نوعيات المكالمات.
• ضع قائمة بالمكالمات الهامة التى يجب عليك القيام بها يومياً.
• حدد الهدف من كل مكالمة والنقاط الرئيسية التى تود التحدث فيها .
• أعد نفسك للمكالمات كما تعد نفسك للاجتماعات.
• حاول إجراء المكالمات فى الأوقات المرنة من اليوم.
• حاول أن تنفذ اتصالاتك كلها معاً.. استخدم مدير مكتبك فى تنفيذ أولويات الاتصال.
• استخدم مكبر صوت الهاتف حتى يمكنك إنجاز بعض الأشياء الأخرى فى وقت الاتصال نفسه.
• تعرف على قواعد الاستخدام الفعال للهاتف.
• حاول السيطرة على الحوار من خلال استخدام بعض الجمل مثل:
" هـل هناك شئ ترغب فى مناقشته قبل الذهاب للاجتماع؟"
" توجد مكالمة على الخط الأخر.. سوف أعاود الاتصال بك فى وقت لاحق"
" يمكن مناقشة ذلك بالتفصيل فى مكالمة أخرى إن شاء الله"
" معذرة.. سأحاول الاتصال بك بعد الانتهاء من مقابلة أحد الضيوف ..الخ"
• حاول تسجيل نقاط المتحدث خاصة إذا كان شخصية هامة، حتى يمكنك التركيز فى الرد عليها.
• ضع ساعة زمنية أمامك لمتابعة أوقات المكالمات
رابعاً : تعلم كيف تدير الاجتماعات بفاعلية
الاجتماعات سلاح ذو حدين ، حيث تساعد الإدارة الفعالة للاجتماعات فى تحقيق العديد من المزايا مثل تبادل الخبرات وتوفير الرؤية المشتركة وتنمية العلاقات الشخصية وسرعة تنفيذ القرارات. فى المقابل ، تؤدى الإدارة غير الفعالة للاجتماعات إلى إهدار الوقت وضعف جودة القرارات وبطء التنفيذ، بالإضافة إلى ارتفاع التكلفة.
مظاهــر الاجتماعات الفعالة
• وجود حاجة إلى الاجتماع من حيث المبدأ
• الإعداد والتحضير المسبق للاجتماع
• وضوح الهدف من الاجتماع
• وجود جدول أعمال وإطار زمنى للموضوعات
• بدأ الاجتماع فى الوقت المحدد
• عدم الانحراف عن موضوع الاجتماع
• القيادة الفعالة للجلسة
• المشاركة الإيجابية للأعضاء
• التعامل مع الأنماط السلبية من السلوك
• التوصل إلى نتائج محددة
• التقيد بجدول الاجتماع
• إنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد
خامساً : تعامل بإيجابية مع الزائرين دون سابق موعد
ربمـا تمثل الزيارات العارضة أكبر مصادر إهدار الوقت بالنسبة للمدير المصرى عموماً وشاغلى الوظائف الإدارية فى الجامعة على وجه الخصوص. ويكمن التحدى فى أن العمل الإدارى الجامعى يتطلب الاتصال بشبكة واسعة من الأفراد تشمل الزمـلاء والرؤسـاء والطـلاب وأعضاء الجهاز الإدارى وأولياء الأمور والمسئولين فى المصالح المختلفة فى مجتمع الجامعة..الخ. إلا أن الحاجة للاتصال مع هذه الأطراف لا يعنى أن المسئول لا يجب أن يكون متاحاً فى أى وقت مع أى زائر ولأى سبب. ورغم أن البعض يفشل فى وضع سياسات منظمة للتعامل مع هذا الموقف، والبعض الآخر يواجه بانتقادات حادة ومواقف عند محاولته وضع ضوابط لهذه الظاهرة الاجتماعية ، إلا أن ذلك لا يعنى التوقف عن المحاولة على الأقل للحد من التأثيرات السلبية لهذه الظاهرة فى مجتمعاتنا.
بعض الإرشادات العامة للتعامل مع الزائرين دون سابق موعد
• ضع سياسة مكتوبة للتعامل مع الزيارات العارضة.
• تنمية مهارات مدير المكتب فى مجال تصنيف الزائرين وتحديد أولويات مقابلة المسئول.
• حدد أوقات معينة للزيارات للفئات التى يمكنها التردد عليك.
• علم مرءوسيك كيف يحترمون وقتك ووقت أنفسهم.
• أعرض الزيارة على من تتوقع أن يطيل الجلوس عندك حتى تتحكم أنت فى وقت الزيارة.
• استخدم بعض العبارات المهذبة التى تشجع الآخرين على اختصار وقت الزيارة.
" لدى محاضرة بعد 5 دقائق؟"
" سوف أضطر للاستئذان بعد دقائق لمقابلة رئيس الجامعة"!
"استأذنك فى استكمال هذا التقرير وسأكون معك حالاً "!!

• حدد وقتاً معيناً لمرة واحدة فى الأسبوع لأولئك الذين يرغبون فى مقابلتك دون سابق موعد.. مع تحديد وقت المقابلة لكل فرد أو مجموعة من الأفراد.
• استخدم الإرشادات غير اللفظية التى تعكس انشغالك وضيق الوقت المتاح لديك مثل :
" تجاهل النظر بعينيك كثيراً إلى الشخص الذى يحضر دون سابق موعد حتى تشعره بضيق الوقت المتاح لديك؟"
" استمر فى الوقوف حتى لا يجلس الطرف الآخر أو لا يضطر إلى الاسترخاء فى جلسته".
"ارفع سماعة التليفون وكأنك تخطط لإجراء مكالمة هامة، وفى انتظار انتهاء الزائر لإجراء هذه المكالمة ".
"انظر لساعتك بين الحين والآخر لإظهار مدى حاجتك للوقت أو تأثير الآخرين على وقتك ".
سادساً: تخلص من المهام غير الضرورية
قد يفقد المدير السيطرة على الوقت بسبب قيامه بأداء مهام غير ضرورية أو يمكن تأديتها بواسطة آخرين. ويوجد العديد من الأسباب التى تفسر قيام بعض المديرين بأداء العديد من المهام غير الضرورية من أبرزها:
• عدم وجود أهداف أو أولويات واضحة للعمل
• الفشل فى تفويض بعض المهام للمساعدين
• عدم القدرة على قول "لا" للآخرين
الإرشادات العامة للتخلص من المهام غير الضرورية
• لا تتردد فى قول كلمة "لا" عند الضرورة.
• اقترح أشخاص آخرين للقيام بهذه المهمة.
• اظهر للآخرين أن إنجاز هذه المهام سوف يكون على حساب مهام أخرى أكثر أهمية.
• إذا كانت هذه المهام مسندة بواسطة الرئيس أسأله أى المهام أكثر أهمية من وجهة نظره.
• حدد المهام غير الضرورية وحاول التخلص منها إذا كان ذلك ممكناً.
• قدم الدليل على مدى ارتفاع التكلفة فى حالة القيام بها أو مقدار الوفر فى التكلفة فى حالة التخلص منها.
• قم بتفويض المهام الأقل أهمية لمرءوسيك أو مدير مكتبك إذا كان ذلك ممكناً.
• إذا كان من الصعب أو من غير المناسب تفويض تلك المهام ، فحاول القيام بها فى الأوقات المرنة أو عندما تكون مجهداً.
• استخدم صلاحيات الوظيفة فى تحويل المهام غير الضرورية إلى أشخاص آخرين أو وحدات تنظيمية أخرى.
• اعتذر عن عدم ملائمة الوقت لإنجاز هذه المهام عندما يكون ذلك ممكناً.
سابعاً: قلص حجم الأعمال الورقية
كثير من الأشخاص يقضون وقتاً كبيراً فى إعداد المذكرات والتقارير مما يؤدى إلى إهدار جزء ملموس من وقت العمل. ويستلزم تقليص حجم الأعمال الورقية القيام بما يلى:
• معاملة المكاتبة مرة أخرى
• تدوين الملاحظات على المستند الأصلى مع قيام السكرتير بالرد
• استخدام البريد الإلكترونى كلما كان ذلك ممكناً
• تنمية مهارات مدير المكتب فى عرض البريد
• الاختصار فى الكتابة
ثامناً: بعض الإرشادات الإضافية فى الإدارة الجيدة للوقت
إضافة إلى الاستراتيجيات السبع الرئيسية التى تم تناولها على الصفحات السابقة ، توجد بعض الإرشادات الأخرى أو النصائح التى يمكن أن تساهم فى التقدم نحو إدارة أفضل للوقت ، ويمكن تلخيص هذه الإرشادات فيما يلى:

• صمم قوائم بالأشياء الضرورية المطلوبة إنجازها وفقاً لأساس يومى.
• استخدم الأوقات الصباحية فى إنجاز المهام الرئيسية
• حدد الأهداف بوضوح وبين تاريخ إنجاز كل هدف
• استخدم قائمة الأولويات To Do
• قم بتنفيذ المهام الرئيسية والعاجلة أولاً ثم حاول تفويض النوعيات الأخرى من المهام للآخرين.
• تجنب التأجيل أو تأخير عمل اليوم إلى الغد.
• قم بإنجاز المهام الهامة غير المحببة إليك أولاً.
• حدد مضيعات وقتك وحاول التخلص منها.
• ركز على مهمة واحدة وليس أكثر من مهمة فى وقت واحد .
• ركز على المهام ذات القيمة المضافة المرتفعة.
• استخدم المكاتبات الإلكترونية كلما أمكنك ذلك.
• حدد مواعيد واقعية لإنجاز المهام.
• أجمع معاً الأعمال المتشابهة حتى تحافظ على استمرارية واتساق الفكر والحالة المزاجية.
• تحكم فى مقاطعات الزائرين فى الفترات الحرجة.
• خصص وقتاً للأزمات غير المتوقعة.




التمرين الثالث
تحديد أولويات استخدام الوقت
بافتراض أنك تعمل وكيلاً لشئون التعليم والطلاب بإحدى الكليات النظرية ، وأنك تخطط لعمل قائمة بأولوياتك خلال الأسبوع القادم والذى من المتوقع أن يتضمن القيام بالمهام التالية:
1- إعداد تقرير عن سير الدراسة خلال الأسبوع لرفعه إلى عميد الكلية فى نهاية الأسبـوع.
2- مقابلة أحد المتخصصين فى إعداد برنامج لأعمال الامتحانات وإعلان النتائج.
3- أداء محاضرين إحداهما لطلاب الشعبة العامة يوم السبت من التاسعة إلى الثانية عشرة صباحاً، والأخرى لطلاب شعبة الدراسة باللغة الإنجليزية وذلك يوم الأربعاء من الثانية عشرة إلى الثالثة ظهراً.
4- حضور اجتماع مجلس الكلية والذى سوف يعقد يوم الثلاثاء الساعة الحادية عشرة صباحاً.
5- استدعاء مسئول شئون الطلاب لمناقشة بعض الملاحظات بشأن أسلوب العمل فى الإدارة.
6- حضـور ختام دورة الأنشطة الطلابية للمساهمة فى تكريم المتميزين وتوزيع الجوائز.
7- مراجعة نتائج الدراسة التى أعدتها الجامعة عن جودة الخدمة التعليمية بالكلية وإبداء ملاحظاتهم عليها.
8- تعديل الخطة الدراسية لأحد الزملاء الذين اضطروا لدخول المستشفى وعدم تمكنه من الاستمرار فى أداء محاضراته خلال الفترة المتبقية من الفصل الدراسى.
9- مراجعة التقرير الذى أعده مسئول جهاز توزيع الكتاب الجامعى عن إنجازات الجهاز خلال الفترة السابقة.
10- المرور على القاعات الدراسية للتأكد من توافر التسهيلات الضرورية لأداء الخدمة التعليمية.
11- الاتصال بمصدر توريد كتب شعبة اللغة الإنجليزية للتأكد من إمكانية التوريد لجميع المراجع فى الوقت المتفق عليه.
12- مقابلة مجموعة من أولياء الأمور لاستعراض شكاواهم بشأن نتائج أبنائهم فى الفصل الدراسى الأول.
13- البدء فى إعداد موازنة القسم للعام الجامعى القادم واحتياجاته من العنصر البشرى والتسهيلات المادية المختلفة.


والمطــلوب

1- استخدم مصفوفة الأولويات التى تم استعراضها سابقاً لتصنيف المهام أو الأنشطة المتوقعة لوكيل الكلية خلال الأسبوع القادم إلى أربع مجموعات هـى:
1- أنشطة هامة للغاية (منطقة أ)
2- أنشطة هامة نسبياً ( منطقة ب)
3- أنشطة محدودة الأهمية ( منطقة ج)
4- أنشطة غير هامة ( منطقة د)
2- ما هى المبررات التى تم الاستناد إليها فى تصنيف هذه الأنشطة؟
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
3- ماهى المعلومات الإضافية التى تحتاجها لتدعيم قرارك بتصنيف أولويات الأنشطة السابقة؟
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
4- قارن بين إجابتك مع أعضاء فريقك للتوصل إلى رؤية مشتركة حول أولويات استخدام الوقت تمهيداً لعرضها على المجموعات الأخرى.
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................
• .................................................. .................................................


التمرين الرابع
قيم مهارتك التفاوضية

ضع علامة (√) أسفل الخانة التى تعكس سلوكك الفعلى فيما يتعلق بمضمون كل عبارة من العبارات التالية:


العبـــــارات نعم
(3) إلى حد ما
(2) لا
(1)
1- اضع ضوابط لاختيار الشخص الذى أقوم بالتفويض له.
2- أمد المرءوس بالتعليمات الكاملة وتوقعاتى لأدائه قبل اسناد المهمة إليه.
3- أحدد بدقة حدود مسئولية المرءوس وأتأكد من فهمه لهذه الحدود.
4- أزود المرءوس بالصلاحيات الكافية لإنجاز المهام المسندة إليه علىأكمل وجه.
5- أتأكد من رغبة المرءوس فى تقبل المهام الإضافية وقدرته على القيام بها.
6- أقوم بمتابعة المهام التى تم تفويضها للتأكد من الأداء الجيد لها وعدم وجود مشكلات تعوق تنفيذها.
7- أقوم بإخبار الآخرين الذين يتأثرون بالتفويض لضمان الدعم والتعاون المطلوب مع الشخص الذى تم التفويض له.
8- أوفر للمرءوس الدعم المناسب من معلومات وتسهيلات لضمان الإنجاز الفعال للمهام المفوضة إليه.
9- أحاول تنمية روح المبادأة فى المرءوس حتى يتمكن من مواجهة المواقف غير الروتينية عند مباشرة مهامه الإضافية.
10- انظر إلى أخطاء المرءوس على أنها رصيد إضافى للخبرة ، ولا أتردد فى مكافأته عندما يتحسن تنفيذ المهمة.


تفسير النتائج:
1- قم بجمع الدرجات التى حصلت عليها من إجابتك على جميع العبارات وضعها فى هذا المربع:

2- تعرف على مستوى مهارتك فى التفويض وفقاً للمقياس التالى:
26ــ 30 متميز أو متحيز!!
21ــ 25 جيـــد
16ــ 20 متــوســـط
10ــ 15 ضعيــف

3- استخدم الجدول التالى فى تدعيم مهارتك التفويضية.
مجالات القـــوة مجالات الضعف خطط التحسين
  
  
  
  
  



التمرين الخامس
كيف تدير وقتك بطريقة جيدة ؟

فيما يلى 10 عبارات والتى تعكس بصفة عامة مبادئ إدارة الوقت بطريقة فعالة. أجب على الأسئلة الموضحة أدناه وذلك بوضع دائرة على الإجابة البديلة التى تصف كيف تؤدى وظيفتك.

1- أستقطع كل يوم جزء من الوقت للتفكير فى وظيفتى والتخطيط لها:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
2- أضع أهداف مكتوبة ومحددة وأحدد مواعيد الانتهاء:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
3- أقوم بإعداد قائمة عمل يومياً وأرتب الأعمال حسب أهميتها وأعطى أولوية لأداء الأعمال الهامة أولاً:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
4- أحتفظ بجدول زمنى فيه وقت احتياطى يسمح بمواجهة أى أزمات أو مواقف غير متوقعة:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
5- أقوم بتفويض كل شئ أقدر عليه للآخرين:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
6- أحاول معالجة أى مكاتبة مرة واحدة فقط:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
7- أبذل مجهود خاص لأتجنب أى زيارات أو تليفونات عارضة مزعجة:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
8- عندى القدرة لأقول (لا) لطلبات الآخرين التى قد تمنعنى من أداء الأعمال العامة:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
9- أحاول الاختصار فى المكالمات التليفونية أثناء العمل:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً
10- أستخدم أجندة بالموضوعات التى سيتم مناقشتها فى الاجتماعات والزمن الممكن لذلك:
 دائماً  غالباً
 أحياناً  مطلقاً

إرشادات التمرين

1-حتى يمكنك أن تقدر الدرجات التى يمكن أن تحصل عليها اتبع ما يلى :
أولاً: خصص 3 نقط للاستجابة ( دائما) ، 2 نقطة للاستجابة ( غالبا) ونقطة واحدة للاستجابة (أحياناً)، وصفر للاستجابة الأخيرة ( مطلقا).
ثانياً: أجمع النقط التى حصلت عليها فى العبارات لكى تحصل على إجمال الدرجة.
ثالثاً: قارن الدرجة الإجمالى التى حصلت عليها بما يلى :
صفرــ 15 يفضل أن تعطى اهتماماً أكثر لإدارة وقتك.
16ــ 20 أنت تدير وقتك إلى حد ما بشكل جيد ولكن هناك فرصه لتحسينه
21ــ 25 جيد جداً
6ــ 28 ممتاز
9ــ 30 أنت مبالغ!

رابعاً: خطة عملية لتحسين مهارات إدارة الوقت

مجالات القـــوة مجالات الضعف خطط التحسين
  
  
  
  
  











الوحدة الرابـعـــــة
إدارة ضغـــــــوط العمــــل


إدارة ضغـــــــوط العمــــل
هل يتوافر لديك الوقت الكافــى لإنجاز كل ما ترغب فى تحقيقه؟
إذا كانت الإجابة " نعم" فأنت من المحظوظين أو من الأفراد القلاقل فى عالمنا المعاصر الذين ينعمون بوفرة الوقت. إن غالبية الأفراد يواجهون مشكلات عدم القدرة على إنجاز كل ما يرغبون فى تحقيقه سواء على المستوى الوظيفى أو المستوى الاجتماعى. فهناك مهام وظيفية متعددة يجب القيام بها بعضها هام وأكثرها عاجل !! وهناك أماكن كثيرة نود التردد عليها، وهناك أشخاص كثيرون نود زيارتهم أو نرغب فى استقبالهم، فمن أين نأتى بالوقت اللازم للقيام بهذه الأعباء أو أداء هذه الواجبات.
كم منا واجه مثل هذا الموقف فأنت ترغب فى حضور الاحتفال السنوى الذى تقيمه المدرية أو الجامعة لخريجيها ومن بينهم إبنك أو ابنتك ، وأن هذا الحدث قد تزامن مع اجتماع هام يجب أن يحضره أو مقابلة هامة مع أحد المسئولين الكبار ، أو ربما يكون هناك تقرير يجب أن تنتهى من إعداده أو مشكلة بين مرءوسيك يجب التصدى لها أو موعد سبق تحديده مع طبيب الأسنان ويصعب تغييره. انك بالطبع فى مثل هذه المواقف أو غيرها تتعرض لما يسمى بالضغوط ، فماذا يقصد بالضغــوط ؟
معنى الضغط Defining Stress
يعرف البعض الضغط باعتباره مثير Stimulus "أى خاصية أو حدث أو موقف فى البيئة المحيطة بالفرد والذى قد يتولد عنه نتائج سلبية أو غير مرغوبة بالنسبة لـه"
أما التعريف الثانى فينظر إلى الضغط باعتباره استجابة Response، بمعنى أنه نتيجة وليس سبباً.
ومن الناحية العملية فإنه من المفيد النظر إلى الضغوط باعتبارها استجابة يقوم بها الفرد عند مواجهته لمواقف أو ظروف أو أحداث معينة وأن هذه الظروف أو الأحداث تعتبر مسببات للضغط “Stressors”. من هذا المنطلق يمكن تعرف الضغط بأنه:
الضغط :هو استجابة تكيفية ذاتية ناتجة عن تفاعل الفرد مع القوى الخارجية فى البيئة المحيطة والذى قد يترتب عليه آثارا مادية أو نفسية أو سلوكية.

ويشير التعريف السابق إلى ان الضغوط هى ناتج التعامل مع شئ أو حدث ما والذى يثقل كاهل الفرد بمطالب أو أعباء خاصة. وكلمة " خاصة" هنا تعنى وجود " تهديد" مادى أو نفسى أو غير عادى أو خارج نطاق تصرفات الفرد العادية.
متى يعتبر الحدث الخارجى مصدراً للضغوط؟
يوجد أربعة شروط يجب توافرها كى يعتبر الحدث الخارجى مصدراً للضغوط وهى:
1- التهديد المحتمل Potential Threat
على سبيل المثال فإن تعيين مدير جديد قد يصيب البعض بالقلق وبينما يرحب به البعض الأخر، ومن ثم فهو يعتبر مصدراً للضغط للفرد الأول بعكس الفرد الثانى.
2- الأهميــة Importance
فكلما أدرك الفرد أهمية أو خطورة الحدث كلما زادت احتمالات إدراك الضغط والتماس مظاهرة ، كما هو الحال بإدراكات الفرد لاحتمالات التسريح من الخدمة أو ترك العمل.
3- عدم التأكــد Uncertainty
يشير إلى احتمالات نقص المعلومات أو عدم الوضوح أو القدرة على تفسير ما يحدث. فالإشاعات حول احتمالات التخلص من بعض العاملين تعتبر مصدراً قوياً للضغوط مقارنة بمجالات المعرفة التامة.
4- الفترة الزمنية Duration
وتشير إلى مدى استمرارية الحـدث. وبوجه عام كلما طالت فترة الأعبــاء أو المطالب غير العادية التى قد يواجههـا الفرد كلما زادت الضغوط الناتجة عن الحــدث أو التصرف ( الاستغناء المؤقت مقابل الاستغناء النهائى).
مظاهر / أعراض الضغوط
يمكن تقسيم المظاهر الناتجة عن الضغوط إلى ثلاثة أنواع من المظاهر أو الأعراض هـى: الأعراض الفسيولوجية ، الأعراض النفسية ، بالإضافة إلى الأعراض السلوكية.



قد يكون للضغط نتائج إيجابية
من الخطأ الافتراض بأن الضغوط يتولد عنها دائماً نتائج سلبية ، حيث تعكس نتائج الدراسات المتخصصة أن ممارسة قدراً ملائماً من الضغوط يعتبر ضرورياً لتحقيق مستويات متميزة من الأداء كما هو الحال فى فرق العمل عموماً وفى الفرق الرياضية على وجه الخصوص. ومن بين الآثار الإيجابية للضغوط:
• السرعة فى الإنجاز
• تشجيع التفكير الابتكارى
• تنمية الاتجاهات الإيجابية نحو تفويض السلطة
• خلق التنافس الإيجابى بين العاملين
• خلق الإحساس بأهمية الوقت والعمل على الإدارة الجيدة له
• زيادة الإنتاجية
مراحل تطور ضغوط العمل
توجد ثلاث مراحل لتطور مواجهة الفرد للضغوط وهــى:
المرحلة الأولى : مرحلة التنبيه بالخطر أو الإنذار Alarm
• تمثل مرحلة رد الفعل الأولى تجاه ضغوط العمل والتى تتمثل فى التفاعلات الجسمانية والنفسية الداخلية والتى يترتب عليها توتر الأعصاب وارتفاع ضغط الدم وزيادة معدلات التنفس، وغير ذلك من الأعراض.
المرحلة الثانية : مرحلة المقاومـة Resistance
• تبدأ هذه المرحلة مع تزايد ضغوط العمل وارتفاع مستوى القلق والتوتر. وعادة ما يترتب على هذه المقاومة العديد من المظاهر السلبية للسلوك مثل إصدار قرارات متضاربة وغير جيدة والمصادمات مع الآخرين ومقاومة بعض القرارات العليا..الخ.
المرحلة الثالثة : الإجهاد أو الاستنزاف Exhaustion
• تظهر هذه المرحلة مع انهيار المقاومة وظهور العديد من الأمراض المرتبطة بالضغط النفسى مثل ارتفاع ضغط الدم أو الصداع المستمر أو قرحة المعدة وغيرها من المخاطر التى تمثل تهديدات مباشرة وغير مباشرة لكل من الفرد والمنظمة.
العلاقة بين مستوى الضغوط والأداء
توصلت الدراسات إلى أن العلاقة بين مستويات الضغوط والأداء تأخذ شكل منحنى. بمعنى أن أولئك الذين يضطلعون بمهام محدودة وأولئك الذين يضطلعون بمهام كثيرة يمثلان طرفى المنحنى وتتسم إنتاجيتهم بالتدنى وإن اختلفت الأسباب. أما المستوى المتوسط أو الملائم من الضغوط فيؤدى إلى تحقيق أقصى مستويات الأداء وهو ذلك المستوى الذى يحقق أفضل توازن ممكن بين اعتبارات ثلاثة هــى:
o التحدى Challenge
o المسئولية Responsibility
o المكافأة Reward
ويعرض الشكل التالى منحنى الضغوط وعلاقته بالأداء والحالة الصحية للأفراد.



يستدل من النموذج ما يلى :
• توجد مصادر متعددة للضغوط والتى قد تكون بيئية أو تنظيمية أو فردية.
• أن التعرض للضغوط يترتب عليه أثار أو نتائج قد تكون فردية وقد تكون تنظيمية أيضاً.
• إن العلاقة بين مصادر الضغوط ومواجهة الضغوط ونتائج الضغوط ليست مباشرة فى جميع الأحوال، حيث تتأثر بوجود عوامل وسيطة أهمها: السمات الشخصية ، نمط السلوك (أ) والدعم الاجتماعى .
• تؤثر أنشطة منع وإدارة الضغوط على مدى حدوث الضغوط فى الأصل أو استمراريتها عند تحقيقها. ففى حين تساعد أساليب المنع على الوقاية من الضغوط فإن أساليب الإدارة تساعد على العلاج.

أولاً: مصادر الضغوط
تتمثل الخطوة الأولى فى الإدارة الجيدة للضغوط فى التعرف على مصادر أو مسببات الضغوط. وبصفة عامة ، يمكن تقسيم مصادر الضغوط إلى ثلاث مجموعات من المصادر هـى البيئة والفرد والتنظيم.
المصادر البيئية للضغوط
• الظروف الاقتصادية
• الاتجاهات السياسية
• المشاركة الاجتماعية
• التطور التكنولوجى
• أجهزة الرقابة الخارجية
• تعدد الأدوار خارج العمل
• التلوث البيئى
• الطقس والمناخ
• الزحام..الخ.
المصادر الفردية للضغوط
• تعدد الحاجات والرغبات
• الرغبة فى الإنجاز
• الأحداث الاجتماعية ( الوفاة- الطلاق- المرض- الخلافات الزوجية)
• المسئوليات الاجتماعية ( متطلبات الأسرة مقابل متطلبات الوظيفة)
• المثاليات وفجوة الواقع
• فقدان السيطرة على الأمور ( توجيه الأبناء مثلاً)
• تهديدات الطموحات
• الخوف من فقدان الوظيفة
• الإحالة للتقاعد أو المعاش

المصادر التنظيمية للضغوط
• المغالاة فى المركزية واتخاذ القرارات
• سوء التخطيط
• تعدد تضارب الأهداف
• عدم وجود نظام لتحديد الأولويات
• تعدد المسئوليات التنظيمية ومحدودية نطاق الإشراف
• صـراع الدور ( رغبات الإدارة مقابل رغبات جماعة العمل)
• غموض الدور ( عدم الإلمام بتوقعات الأداء وأنظمة المكافأة )
• تعدد المهام العاجلة
• تقادم المهارات المصاحب لتطور تكنولوجيا العمل
• خطط تقليل الوظائف
• تطبيق الفلسفات الجديدة مثل الجودة الشاملة وهندسة العمليات
• غياب أو عدم ممارسة التفويض
• زيادة عبء العمل ( الكمى – النوعى)
• غياب المعايير الرقابية الموضوعية
• وجود أنماط قيادية سلبية
• ضعف المشاركة فى عملية اتخذا القرارات
• عدم الاتساق فى سياسات وأنظمة وبرامج العمل
• ضعف فعالية أنظمة الاتصالات وبرامج العمل
• سوء بيئة العمل المادية
• تفشى الصراعات والنزاعات التنظيمية
ثانياً: النتائج المترتبة على الضغوط
تتسم النتائج المترتبة على ضغوط العمل بالتعدد والتنوع فى ذات الوقت، من أن بعضها يكون إيجابياً فى حين البعض الأخر سلبياً وبصفة عامة يمكن التمييز بين نوعين من آثار مواجهة الضغوط همـا : الآثار والنتائج الفردية والآثار والنتائج التنظيمية.

الآثار الفردية للضغوط
أ- الآثار الإيجابية
• زيادة الدافعية للعمل
• ارتفاع مستويات الأداء
• الاستقرار الوظيفى
• السرعة فى إنجاز الأعمال
• تطوير العمل
ب- الآثار السلبية
• ضعف التركيز
• القلق
• التوتر
• الإحباط
• اللامبالاة
• النزعة العدوانية
• الاكتئاب..الخ
الآثار التنظيمية للضغوط
أ- الآثار الإيجابية
• جودة اتخاذ القرارات
• التفكير الابتكارى
• تشجيع العمل الجماعى
• المناخ التنافسى الصحى

• زيادة الانتاجية
• تخفيض التكلفة
ب- الآثار السلبية
• ارتفاع التكلفة
• دوران العمل
• ضعف القدرة على الابتكار والتطوير
• انخفاض الإنتاجية
• ضعف الولاء والانتماء
• انخفاض جودة اتخاذ القرارات
ثالثاً: العوامل الوسيطة للضغوط
لماذا تختلف استجابات الأفراد للضغوط أو تختلف قدراتهم فى التعامل معها؟ تكمن الإجابة فى وجود بعض العوامل الوسيطة التى قد تقوم بإضعاف أو تأكيد العلاقة بين مصادر الضغط والقدرة على مواجهتها والنتائج المترتبة عليها.
بصفة عامة يوجد ثلاثة نوعيات من العوامل الوسيطة والتى تتحكم فى شكل ومستوى العلاقة بين متغيرات المصادر والمواجهة والنتائج، وهذه العوامل هـى: السمات الشخصية ، نمط الشخصية (أ) والدعم الاجتماعى.
- معالم الشخصية Personality Facets
• يشير مفهوم معالم الشخصية إلى مجموعة من السمات أو الميول أو الحالة المزاجية وغيرها من الخصائص التى تشكل نواحى التشابه أو الاختلاف فى سلوك الأفراد.
• بصفة عامة يوجد عدد كبير من المعالم الشخصية التى يمكن أن تمارس دور الوسيط عند التعرض للضغوط ، إلا أن أهمها يكمن فى ثلاثة معالم هـى: القدرة على تحمل المواقف الغامضة ، مراكز التحكم ، بالإضافة إلى احترام وتأكيد الذات.
1/1- القدرة على تحمل المـواقف الغامضــة: كقاعدة عامة ، فإن الأفراد الذين يمتلكون مقدرة أعلى على تحمل الغموض من المحتمل أن يشعروا بقدر أقل من الضغوط مقارنة بزملائهم الذين لا يمتلكون مقدرة مرتفعة على تحمل تلك المواقف.

1/2- مراكز التحكم: يقصد بمراكز التحكم نوعية التوجه الشخصى وهل هى مصادر ذاتية داخلية أو مصادر خارجية. وكقاعدة عامة فإنه كلما شعر الفرد بأنه يمتلك قدراً من السيطرة على الأحداث التى تواجهه فى حياته ، فإنه أقل احتمالاً لإدراك المواقف بأنها مصادر للضغوط ومن ثم أقل احتمالاً بأن يظهر نماذج سلوكية سلبية والعكس صحيح.
1/3- احترام وتأكيد الذات: بصفة عامة فإن الأفراد الذين يتسمون بوجود مستويات مرتقعة لتأكيد الذات يثقون فى قدراتهم وبالتالى فهم أقل احتمالاَ للشعور بالتهديد أو الضغوط مقارنة بأولئك الذين لا يتسمون بوجود مستوى مرتفع من تأكيد الذات.
- نمط السلوك (أ) Type (A) Behavior
السمات المميزة
• محاولة إنجاز أكبر قد من المهام
• الإقدام والطمــوح
• التنافس والجرأة
• الحماس والانفعال
• نفاذ الصبر والحرص على الوقت
• توجه كبير بالعمل
• صراع دائم مع الآخرين والمواقف والأحداث
نمط السلوك (ب) Type (A) Behavior
• إيقاع منتظم فى التعامل مع المواقف والأحداث
• يعمل بنشاط ولكن دون مغالاة
• يتسم بالثقة التى تؤدى إلى الاستقرار النفسى
• يجمع بين التوجيه بالعمل والناس
• يدرس الأشياء قبل التصرف أو اتخاذ القرار

- الدعم الاجتماعى ٍSocial Support
يعرف الدعم الاجتماعى بأنه كافة أشكال المساعدة وسبل التأييد وقنوات الاتصال التى تشكل علاقات الفرد مع الآخرين. وتشير نتائج الدراسات الميدانية إلى وجود علاقة إيجابية بين مستويات الدعم الاجتماعى والقدرة على مواجهة ضغوط العمل.
رابعاً: مداخل منع وإدارة الضغوط
يجب أن يعترف المدير الماهر بحقيقة وجود الضغوط، ومن ثم يبذل كافة الجهود للبحث عن مداخل لمنعها أو الحد من آثارها السلبية. ويكمن الفارق بين المفهومين فى أن المنع Prevention يركز على أحكام السيطرة أو التخلص من مسببات الضغوط، أما الإدارة Management فيقصد بها اتخاذ الإجراءات أو الوسائل التى تساعد فى التعامل مع الضغوط أو الحد من أثارها السلبية.
يمكن تصنيف مداخل التعامل مع الضغوط فى مجموعتين هـى :المداخل التنظيمية والمداخل الفردية.

المداخل التنظيمية للتعامل مع الضغوط
1- تعظيم التوافق بين الفرد وبيئة العمل Environment Fit
• فعالية برامج التوظف
• الأمان الوظيفى
• المكافآت والعائد المادى
• فعالية برامج التوظف
• وجود إرشادات واضحة للعمل
• الإثراء الوظيفى
• توسيع مهام الوظيفة
• برامج التأقلم الاجتماعى Socialization
• التدريب والتطوير الوظيفى
• تبسيط مهام الوظيفة
2- برامج منع وإدارة الضغوط
• برامج الدعم المعنوى ( الاتصالات – المساعدة – الدعم ..الخ)
• المساعدة فى حل المشكلات
• إعادة تعديل المسار المهنى
• برامج اللياقة الصحية
• برامج المشكلات السلوكية والعاطفية
• برامج الأمان الوظيفى ( كيماويات – أشعة – إصابات..الخ)
المداخل الفردية للتعامل مع الضغوط
• ممارسة الرياضة
• المشاركة فى أنشطة جمعيات النفع العام
• الفحص الطبى المنتظم
• التأمل
• الاسترخاء
• المحافظة على الصلاة وقراءة القرآن
• تغيير نوعية العمل
• تغيير المنظمة
• الحد من مصادر الضغط أو تعديلها ( مراحل اتخاذ القرارات)
• بناء شبكة دعم اجتماعى ( جماعة صداقة )
دليلك فى علاج ضغوط العمــل
فى نهاية هذه الوحدة قد يكون من المفيد تقديم هذه الوصفة العلاجية لضغوط العمل ، ربما قد نعثر على ضالتنا فى بعض ما اشتملت عليه.
• إلجأ إلى الصلاة .. واستعن بالله فى كل أمورك.. وكن واثقاً من الاستجابة " ألا بذكر الله تطمئن القــلوب".
• أعط الأمور الجدية الواجبة دون تضخيم أو يأس من رحمة الله.. فالله يجعل من بعد كل ضيق فرج.
• خذ إجازة أو فسحة صغيرة ومارس فيها عملاً عضلياً مثل الجرى أو السير على الأقدام أو إعادة تنظيم المكتب
• كن واقعياً عند نظرتك للأمور ولا تجعل طموحك تفوق ما يمكنك تحقيقه.

• أعد ترتيب أهدافك إذا وجدت أن بعضها صعب التحقيق.
• ضع جدولاً لأعمالك.. حدد أولوياتك .. ورتب مواعيدك.
• ركز على إنجاز مهمة واحدة فى الوقت الواحد ، ولا تحاول تنفيذ كل شئ يطلبه الآخرون.
• خطط لأن يكون لديك يومياً فترة للاسترخاء لا تعمل فيها أو تتحدث فيهــا مع الآخرين (5ـ 10 دقائق مثلاً).
• تخير صديق تبوح إليه بأسرارك ومشاكلك عند الحاجة.
• حاول أن تحصل على إغفاءة بسيطة عندما تواجه ضغوطاً حادة.
• أبحث عن مصادر الابتسامة .. فإن لم تجدها فاصنعها.
• ركز انتباهك على مشاهدة إحدى المباريات أو الأفلام أو قراءة إحدى الروايات .
• تجنب التركيز على مصادر الضغط التى لا تملك السيطرة عليها، أدعو الله أن يخفف عنك مضارها.
• تنفس بعمق.. وحدث نفسك بقدرتك على التعامل مع مصادر الأرق بين كل شهيق وزفير.
• توقف ولو مؤقتاً عن التدخين أو شرب القهوة أو المشروبات الغازية واستبدلها بالعصائر أو حتى الماء.
• جرب اللعب مع الصغار أو محاورتهم ولو لدقائق محدودة.
• حاول الاتصال تليفونياً بأحد الأصدقاء أو المعارف الذين تهوى نفسك إلى الحديث معهم ولو لمرة واحدة يومياً.
• تقبل أخطاء الآخرين.. لا تنقد كثيراً.. وحاول إصلاح ما يمكنك إصلاحه.. وتذكر أنه ليس منا من يخلو من العيوب.
• خذ قسطاً وافياً من النوم .. وتذكر أن لبدنك عليك حق.
• أعد اكتشاف شخصيتك. فالحياة عبارة عن اكتشاف مستمر للنفس.
• أكثر من أعمال الخير..واستمد... العون من الله .. إنه نعم المولى ونعم النصير.


التمرين السادس
ما هو النمط السلوكى الذى يميزك؟
للتعرف على نمطك السلوكى ومن ثم قدرتك على التعامل مع الضغوط ، ضع دائرة حول الرقم الذى يصف سلوكك الفعلى فى التعامل مع الأحداث والمواقف التالية:
لا التزام مطلقاً بمواعيد المقابلات 1 2 3 4 5 6 7 8 التزام دائماً بمواعيد المقابلات
لا أشعر مطلقاً بالتنافس مع الآخرين 1 2 3 4 5 6 7 8 أشعر بالتنافس الشديد مع الآخرين
لا أعمل مطلقاً تحت الضغوط 1 2 3 4 5 6 7 8 أشعر بالعمل دائماً تحت الضغوط
لا يمكننى عمل أكثر من شئ فى وقت واحد 1 2 3 4 5 6 7 8 أحاول إنجاز أكثر من عمل فى وقت واحد
أحب الترتيب فى أداء المهام 1 2 3 4 5 6 7 8 أحب السرعة فى أداء المهام
أظهر مشاعرى للآخرين 1 2 3 4 5 6 7 8 أتحفظ فى إظهار مشاعرى للآخرين
لدى اهتمامات كثيرة خارج العمل 1 2 3 4 5 6 7 8 لدى اهتمامات محدودة خارج العمل
الإرشــادات
1- قم بجمع الدرجات التى تعكس استجابتك للاستقصاء السابق وضعها فى هذا المربع



2- اضرب النقاط × 3 وضعها فى هذا المربع



3- استخدم المقياس التالى فى التعرف على نمط شخصيتك



89 درجة فأقل B :
90ـ 99 : B+
100ـ 105 : A-
106 ـ119 : A
120 فأكثر : A+

التمرين السابع
ضغوط العمل بسبب الآخرين
عندما يجتمع غانم وسالم ونادر مع رئيسهم المباشر فى أى اجتماع غالباً ما تحدث مشكلة. لقد اعتاد هؤلاء الموظفون على إثارة المشاكل والميل إلى الاعتراضات فى الاجتماعات وأكثر من ذلك فإنهم أحياناً يقومون بتنظيم تكتلات ضد رئيسهم لتحدى ما يصدره من قرارات ، إن هذا الوضع جعل المدير فى وضع سيئ ، وأصبح يعانى من الآثار السلبية للضغوط فى إداراته بسبب هؤلاء الأفراد ، ومع تزايد الضغوط التى تعرض لها المدير قرر أن يتخلص من أحـدهم ( سالم) بعد اقتناعه بأنه الرأس المدبرة لما يحدث من المشاكل ومتاعب الحياة فى الإدارة وفى الاجتماعات.
وعندما قرر المدير نقل ( سالم) من الإدارة وتوجيه إنذار لكل من ( غانم ونادر) كانت هناك مفاجأة غير متوقعة ، والتى تمثلت فى التذمر والمعارضة من جانب عدد كبير فى الإدارة لتصرف المدير، ومن خلال المعلومات التى توفرت للمدير فإن الفرسان الثلاثة (خاصة سالم) يتمتعون بتأثير كبير على باقى الزملاء فى الإدارة ، ومن ثم فإنهم تمكنوا من إثارة معظم الموظفين ضد تصرفهم ، وبعد مرور أيام قليلة كانت المفاجأة الأخرى للمدير التى تسببت فى ارتفاع ضغط الدم لديه، وهى قيام الفرسان الثلاثة ومعهم بعض الموظفين الآخرين من نفس الإدارة بتقديم شكوى للإدارة العليا بنقل المدير العام لعدم صلاحيته وبسبب نمط إدارته المستبد !.
المطلـوب

ناقش هذا الموقف مع المجموعة مع الإجابة على الأسئلة التالية:
1. ماهى طبيعة وأبعاد المشكلة التى تعرض لها المدير فى هذا الموقف ؟
2. ماهى أسباب تعرض المدير للضغوط وأثارها السلبية؟
3. لو كنت فى وضع المدير ، كيف كان تصرفك لتجنب ما حدث؟
4. هل توافق على قرار المدير بالنسبة للفرسان الثلاثة؟


التمرين الثامن
تعرف على قدرتك الذاتية فى التعامل مع الضغوط
فيما يلى مجموعة من العبارات أقرأ كل عبارة جيداً ثم أعطها 3 درجات إذا كانت العبارة تتفق معك تماماً " أتمارس المشى بعض الوقت " أما إذا كنت تمارسها أحياناً فأعطها درجتين فقط، أما إذا كنت لا تمارس رياضة المشى مطلقاً فأعطها درجة واحدة.
1- أتناول الكميات الصحيحة من الطعام. ( )
2- أمارس الرياضة البدنية 3 مرات على الأقل أسبوعياً ( )
3- لدى عدد كبير من الأصدقاء والمعارف ( )
4- لى هواية أمارسها بانتظام ( )
5- لا أعمل مطلقاً يوم الجمعة ( )
6- أمارس فريضة الصلاة بانتظام ( )
7- أتناول عدد معين من أكواب القهوة والشاى يومياً ( )
8- أبذل طاقة جسمانية متوسطة فى حياتى اليومية ( )
9- أحب الغير وأعتبر نفسى محبباً لديهم ( )
10- أخصص بعض الوقت للاسترخاء يومياً ( )
11- لا أسمح لنفسى بالعمل الزائد ( )
12- أجد عادة حلولاً لمشاكلى ( )
13- أحافظ على وزنى ليتناسب مع طولى ( )
14- أفضل طلوع السلالم وعدم استخدام المصعد ( )
15- أفرغ ما فى صدرى من هموم ولا أجعلها تتراكم ( )
16- أنام ما بين 7 إلى 8 ساعات 4 أيام على الأقل أسبوعياً ( )
17- لا أسمح بأن تسيطر وظيفتى على حياتى ( )
18- أعتد وأؤمن بنفسى ( )

19- أتجنب وضع ( ملح ) أكثر من اللازم فى طعامى ( )
20- أمارس برنامج منتظم للألعاب الرياضية ( )
21- أجد أصدقاء وقت الحاجة ويمكن مناقشة مشكلاتى الخاصة معهم ( )
22- أروح عن نفسى على الأقل مرة كل أسبوع ( )
23- أتجنب التحدث عن عملى فى حياتى الاجتماعية ( )
24- أشعر بأننى أتمتع بالهدوء وأننى هادئ ( )
25- أتناول الطعام فى مواعيد منتظمة يومياً ( )
26- أشترك فى ألعاب رياضية كل أسبوع ( )
27- لى زملاء من العمل تربطنى بهم صداقات ( )
28- أنا قادر على الاستمتاع بوقتى ( )
29- لا أعمل مطلقاً ليلاً ( )
30- أنا منتمى إلى جماعة ، نادى ....الخ ( )
31- أتناول الماء بإنتظام ( )
32- أقضى جزءاً من وقتى فى السير يومياً ( )
33- أحصل على نصائح من أصدقائى عندما أحتاج لذلك ( )
34- أستطيع أن أقضى جزءاً من وقتى فى أداء لا شئ ( )
35- تأخذ منى حياتى المنزلية وحياتى المهنية نفس القدر من الاهتمام ( )
36- تعلمت أن أسمو فوق المواقف التى تسبب ضغوطاً لى ( )

الإرشادات
1- قم بتجميع نتائج الاستقصاء وضع المجموع فى هذه الخانة
2- فسر قدرتك على التعامل مع الضغوط وفقاً للمقياس التالى:

 96 ـ 108 قدرة ممتازة فى التعامل مع الضغوط
 81ـ 95 قدرة جيدة فى التعامل مع الضغوط
 66ـ 80 قدرة متوسطة فى التعامل مع الضغوط
 51 ـ65 قدرة ضعيفة فى التعامل مع الضغوط
 36 ـ50 فقدان القدرة فى التعامل مع الضغوط